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Venue Logistics Coordinator

Temporary, Full-time · All Venues
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Beschreibung
Die Aufgabe des Projekts Venue Logistics (VLOG) besteht darin, das Team an den Austragungsorten der EURO 2024 zu unterstützen. Zu diesen Dienstleistungen gehören die Einrichtung aller Arbeitsbereiche, die Verwaltung der Büroräumlichkeiten vor Ort und die Überwachung des allgemeinen Bedarfs bei Büromaterial, Portokasse und Pausenstationen für das Personal.

Der Venue Logistics Coordinator (m/w/d) wird vor Ort vom Venue Logistics Manager (m/w/d) geschult und unterstützt und ist in den Hauptbüros des jeweiligen Austragungsortes tätig. Er*Sie wird mit dem Venue Logistics Manager, vier Venue Logistics Assistants, Venue Logistics Volunteers und anderen wichtigen Mitarbeiter*innen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Stadion und seine Umgebung für den Empfang aller am Turnier Beteiligten bereit sind.

Das Venue Logistics Team wird für die Einrichtung und den Betrieb der verschiedenen EURO-Büros verantwortlich sein, Lieferungen von Möbeln und Büromaterial entgegennehmen und dabei helfen, jedes Stadion in einen funktionierenden EURO-Spielort zu verwandeln. Das Team kümmert sich auch um die täglichen logistischen Anforderungen für das Personal vor Ort, einschließlich Unterbringung, Transport und Pausenstationen, und übernimmt allgemeine Büroaufgaben, wie z. B. die Behebung von Problemen, die Lagerung von Bürobedarf und die Verwendung der Portokasse.

  • Startdatum: 15.04.2024
  • Enddatum: 31.07.2024
Beim Start- und Enddatum könnte es noch zu leichten Abweichungen kommen. Bitte hinterlege in der Bewerbermaske für welche(s) Venue(s) du zur Verfügung stehst.
Gehaltsstruktur
Mit den folgenden Informationen möchten wir dir einen Einblick in die Rahmenbedingungen und unsere Gehaltsspannen geben. Die von uns genannten Gehälter richten sich nach mehreren Kriterien, u.a. nach dem Projekt, der allgemeinen Verantwortung und den geforderten Fähigkeiten. Dazu gehören sowohl die in der Berufspraxis bereits erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten als auch eine nachweisbare Ausbildung in Form eines einschlägigen Studiums oder einer vergleichbaren Qualifikation. Unsere Stellen werden nach den oben genannten Kriterien eingestuft und vergütet. Daher beträgt das Monatsgehalt für die hier angegebene Koordinatorenstelle 4.000 € brutto. Bitte beachten Sie, dass je nach Qualifikation und spezifischer Erfahrung eine Abweichung möglich ist. Eine Bonuszahlung als Turnierprämie am Ende des Arbeitsverhältnisses ist ebenfalls möglich.
Aufgabenbereiche
  • Verwaltung der Lieferung, des Aufbaus und der Abholung von Büromöbeln nach der Veranstaltung; Überprüfung und Aktualisierung des Möbelinventars; Verwaltung von Schäden und Ersatzteilen
  • Unterstützung des Veranstaltungsortmanagements bei der Übergabe und Rückgabe des Veranstaltungsortes, vor allem in Bezug auf Schlüssel und vorhandene Möbel im Stadion
  • Einrichtung von Pausenstationen für das Personal; Aufstellung und Wartung von Kaffeemaschinen, Kühlschränken und allen anderen Geräten zur Versorgung des Personals mit heißen und kalten Getränken und Snacks; Bestellung von Nachschub; Sicherstellung, dass die Bereiche sauber gehalten und aufgefüllt werden
  • Verteilung des "Starter"-Bürokits mit Büromaterial für alle Büros am Veranstaltungsort; Beaufsichtigung der Bestellung, Lagerung und Verteilung von Nachschubmaterial
  • Beaufsichtigung der täglichen Fahrten des Personals vom und zum Hotel zum Venue; je nach Hotel-Bereitstellung von 1) Informationen über Wander-/Radwege und Karten und/oder 2) Einzelheiten zu öffentlichen Verkehrsmitteln und Fahrplänen sowie Kauf und Verteilung von Fahrkarten und/oder 3) Beaufsichtigung von Shuttlebussen und Fahrplänen für das Personal
  • Beaufsichtigung der Auslieferung und Nutzung der Poolfahrzeuge; Verwaltung des Fahrzeugbuchungssystems; Führen eines Protokolls über etwaige Schäden/ fehlende Teile von der Auslieferung bis zur Rückgabe; Sicherstellung, dass alle Fahrer die Fuhrparkpolitik und die einschlägigen Dokumente gelesen und verstanden haben
  • Fahren der Poolfahrzeuge, um Mitarbeiter*innen vom Hotel zum Venue zu bringen und wichtige Besorgungen in der Umgebung zu erledigen
  • Verwalten des Kassen-/Kreditkartenprozesses; Veranlassen des Kaufs und der Verteilung von kurzfristigen, wichtigen Artikeln; Führen genauer Aufzeichnungen über die Ausgaben
  • Lokaler Kontakt zu den UEFA-Hotels und Koordinierung des Ein- und Auschecken, das frühe/späte Ein- und Auschecken und die Parkmöglichkeiten für UEFA-Fahrzeuge
  • Nutzung von FAME, der UEFA-Datenbank, zur Erstellung von Berichten und, um Details über Personalplanung entnehmen zu können
  • Nutzung von VISTA (UEFA-Tool mit Karten der Venues und Fotos der Einrichtungen), u.a. für die Koordinierung des Auf- und Abbaus von Möblen
  • Unterstützung des Broadcast Logistics Team rund um die Spieltage, insbesondere bei der Koordinierung der Umzüge der Produktions- und Technikteams des Host Broadcast (HB)
  • Unterstützung des Technical Services & Overlay (TECH) Teams bei der Verwaltung der Reinigungsdienste vor Ort
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Liefer- und Logistikteam, das im Logistics Point und im Logistics Compound angesiedelt ist, in Bezug auf Personaldienstleistungen, Lieferungen und Lagerung
  • Ermittlung der örtlichen Wäschereimöglichkeiten
  • Beaufsichtigung allgemeiner Bürotätigkeiten, einschließlich Fehlerbehebung; Erledigung von Verwaltungsaufgaben wie Ablage, Kopieren und Erstellen von Dokumenten
  • Teilnahme an der Schulung der Venue Logistics Assistants und der Volunteers; Erstellung von Einsatzplänen und Überwachung ihrer Arbeit
  • Regelmäßige Berichterstattung in Übereinstimmung mit den Anforderungen der EURO 2024 und Verfolgung der administrativen Prozesse
  • Enge Zusammenarbeit mit Venue Management, Broadcast Logistics und Venue Delivery & Warehouse, um einen reibungslosen Abbau zu gewährleisten
Anforderungsprofil
Führerschein
  • Führerschein Klasse B, gültig in Deutschland
  • Sicheres und umsichtiges Fahren mit einem gültigen Führerschein
Allgemeine Anforderungen
  • 1-3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
  • Erfahrungen in einem multikulturellen Arbeitsumfeld oder bei großen Sportveranstaltungen, auch als Volunteer, sind von Vorteil
  • Gute Projektmanagement-Skills
  • Englisch und Deutsch (fließend)
  • IT-Kenntnisse: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) (fortgeschritten)
  • Gute organisatorische Fähigkeiten und gutes Zeitmanagement
  • Kenntnisse der jeweiligen EURO 2024-Gastgeberstadt und ihrer Umgebung
  • Fähigkeit, Informationen aus Tabellenkalkulationen und anderen Hilfsmitteln schnell zu verarbeiten
Bewerbungsverfahren
Nach der Sichtung aller Bewerbungen, laden wir interessante Kandidat*innen für den ersten Schritt des Einstellungsverfahrens zu einem zeitversetzten Videointerview ein. Hier erhältst du einen Fragebogen mit einigen allgemeinen und einigen stellenspezifischen Fragen, die per Video oder schriftlich beantwortet werden müssen. Der zweite Schritt für die Kandidat*innen, die in die engere Wahl kommen, ist dann ein Videointerview mit der Personalabteilung und dem jeweiligen Projekt.

Bitte beachten, dass die Interviewphase aufgrund der hohen Anzahl offener Stellen voraussichtlich im September 2023 beginnen wird. Wir bemühen uns, dir so bald wie möglich eine Rückmeldung zu geben. Vielen Dank schon jetzt für deine Geduld.
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Über uns
Im Jahr 2024 richtet  Deutschland die 17. UEFA-Fußball-Europameisterschaft aus. Die Austragung des größten  europäischen Sportereignisses bietet der UEFA und dem DFB die einmalige  Gelegenheit, gemeinsam das Beste des europäischen Fußballs auf der Grundlage von Exzellenz, Nachhaltigkeit und Leidenschaft zu präsentieren. Der Anspruch dieses Turniers ist es, ein Beispiel für andere UEFA-Wettbewerbe zu sein und ein starkes Vorbild für die Zukunft des europäischen Fußballs zu hinterlassen. Die EURO 2024 GmbH, ein Joint Venture zwischen der UEFA Events SA und der DFB EURO GmbH, ist für die operative Planung und Durchführung des Turniers verantwortlich.

Die EURO 2024 GmbH legt Wert auf Vielfalt und ist bestrebt, bei allem was wir tun, integrativ zu sein. Wir streben danach, dass jeder den gleichen Zugang zu unserer Organisation hat, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität oder anderen persönlichen Merkmalen. Wenn Sie besondere Anforderungen in Bezug auf das Einstellungs- oder Vorstellungsgesprächsverfahren haben, erwähnen Sie dies bitte in Ihrem Anschreiben, damit wir sicherstellen können, dass Anpassungen vorgenommen werden, wenn Barrieren festgestellt werden.

Benefits für Mitarbeitende
  • Mitarbeiten und Mitgestalten bei der Austragung des größten europäischen Sportereignisses
  • Arbeiten in einem einzigartigen, spannenden und sportlichen Umfeld
  • Arbeiten in einer diversen und modernen Teamstruktur
  • Regelmäßige Teamevents
  • Eine breite Vielfalt an Mitarbeiterangeboten
The job
The mission of the Venue Logistics (VLOG) project is to provide staff support services at the EURO 2024 venues. These services include setting up all working areas, managing venue offices and overseeing general staff needs such as office materials, petty cash, and staff break stations.

Trained and supported on site by the Venue Logistics Manager, the Venue Logistics Coordinator (m/f/d) will be based in the main venue offices. They will work with the Venue Logistics Manager, four Venue Logistics Assistants, Venue Logistics Volunteers and other key staff members to ensure that the stadium and its surrounding areas are ready to receive everyone involved with the tournament.

The Venue Logistics Team will be responsible for overseeing the set-up and running of the various EURO offices, receiving deliveries of furniture and office supplies, helping to turn each stadium into a working EURO venue. The team will also oversee the day-to-day on-site logistical requirements for staff, including accommodation, transport and break stations, and will manage general office responsibilities, such as troubleshooting, office storage and petty cash usage.

  • Start date: 15.04.2024
  • End date: 31.07.2024

Start and end date may still differ slightly. Please enter the venue(s) for which you are available in the application form ("Preferred venue(s)").
Salary structure
With the following information, we would like to give you an insight into the general conditions and our salary ranges. The salaries we call are based on several criteria, including the project, general responsibility and the required set of skills. This includes the knowledge & skills already acquired in professional work experience as well as verifiable education in terms of a relevant degree or comparable qualification. Our positions are classified and remunerated according to the above criteria. Therefore, the monthly salary for the Coordinator position advised here is 4.000 € gross. Please note that over- or underpayment is possible depending on skills and specific experience. A bonus payment as a tournament bonus at the end of the employment is also possible.

Please click here for further information regarding social insurances and taxes in Germany.
List of relevant tasks & responsibilities
The role of the Venue Logistics Coordinator is to provide a high level of support across all areas of the venue logistics team’s responsibilities:
  • Manage the delivery, set-up and post-event collection of office furniture; check and update the furniture inventory; management of damages and spares
  • Support the venue management team with the venue handover and hand back process, primarily with regards to keys and existing furniture at the stadium
  • Implement staff break stations; setting up and maintaining coffee machines, fridges and all other equipment to provide hot and cold drinks and snacks to staff; order of resupplies; ensure areas are kept clean and restocked
  • Distribute the ‘starter’ office kit containing office supplies for all venue offices; oversee the ordering, storage and distribution of re-supplies
  • Oversee daily staff moves to and from hotel to venue; as required per hotel, provide 1) information on walking/cycling routes and maps and/or, 2) details of public transport routes and timetables, and purchasing and distributing tickets and/or, 3) supervising staff shuttle buses and timetables
  • Supervise the delivery and use of the venue pool vehicles; manage the vehicle booking system; keep a log of any damages/missing parts from delivery to return; ensure all drivers have read and understood the fleet policy and relevant documents
  • Drive the venue logistics pool vehicles to transfer staff from hotel to venue and to run essential errands in the local area
  • Manage the venue petty cash/credit card process; arrange for the purchase and distribution of last-minute, essential items for the venue-based projects; keep accurate records of expenses
  • Be the local contact with the UEFA staff hotels, coordinating check-in and out procedures, early/late check-ins and outs, and parking provisions for UEFA vehicles; work closely with the staff logistics core team regarding rooming lists, additional room requirements and change requests
  • Use FAME, UEFA’s database containing the EURO 2024 staffing plan, to create reports to communicate details on daily staff arrivals/departures, staff numbers per venue on any given day, hotel rooming lists etc. to be shared during venue management meetings
  • Use VISTA (UEFA tool providing maps of the venues and photos of the facilities) to help staff with way finding
  • Use the VISTA asset management tool to coordinate furniture set-up and dismantling 
  • Ensure that new staff arrivals, based long-term at the venue, are introduced to key team members, shown around the venue and to their workspace, and provided with arrival information sheets (prepared by the venue logistics team) containing essential information for working and staying in the host city
  • Support the broadcast logistics team, based at the broadcast compound, on and around match days, especially with the coordination of the host broadcast (HB) production and technical teams’ intervenue bus moves, ensuring the teams are aware of the timings and pick-up/drop off points, and assisting with the departure and arrival of the teams at the venues and hotels
  • Support the technical services & overlay team (TECH) with on-site management of cleaning services
  • Work closely with the venue delivery & warehouse team, based at the Logistics Point and Logistics Compound, with relevant staff services, deliveries and storage
  • Identify local laundry facilities for staff
  • Oversee general office responsibilities, including troubleshooting; carry out administrative tasks such as filing, photocopying and creating documents
  • Participate in the training of the venue logistics assistants and volunteers; compiling their respective schedules and monitoring their work
  • Regular reporting in accordance with EURO 2024 requirements and follow administrative processes as required as a team leader
  • Work closely with the venue management, broadcast logistics and venue delivery & warehouse teams to ensure a smooth dismantling process
Requirements
  • One to three years experience of working in a similar position
  • Previous experience of working or volunteering in a multicultural business environment or at large sporting events an advantage
  • Project Management skills
  • English and German (Proficient)
  • IT skills: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) (Advanced)
  • Good organisational and time-management skills
  • Able to work accurately under pressure and remain calm in busy, potentially stressful situations
  • Knowledge of the relevant EURO 2024 host city and its surroundings
  • Confident and careful driver with a valid driving licence
  • Confidence to take on own projects and supervise assistants and volunteers
  • Able to quickly assimilate information from spreadsheets and other tools
Overall recruitment plan
After screening all applications, we will start inviting interesting candidates for the first step in the recruitment process to a time-shifted video interview. Here, you will receive a questionnaire with some general and some job specific questions, which you have to answer via video or written. The second step for the short-listed candidates in the process is then a video interview with HR and the relevant project.

Please note that due to the high number of open positions, the interview phase will probably start in September 2023. We try to provide you feedback as soon as possible. Thanks already for your patience.
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About us

In 2024, Germany will host the 17th edition of the UEFA European Football Championship. Staging the biggest European sports event provides a unique opportunity for UEFA and DFB to jointly organise a celebration of the best of European Football, on the basis of excellence, sustainability, and passion. This flagship championship aspires to be a role model for other UEFA competitions, as well as leaving strong legacy for the future of European football. EURO 2024 GmbH, joint venture organisation between UEFA Events SA and DFB EURO GmbH, is responsible for the operational planning and implementation of the tournament.

The EURO 2024 GmbH values diversity and strives to be inclusive in everything we do. We aim for everyone to have equal access to our organisation regardless of sex, gender identification, sexual orientation, age, disability, religion, ethnicity, nationality, or any other personal trait. If you have any particular requirements in respect to the recruitment or interview process, please mention this in your covering letter so that we can ensure adaptions are made when there are barriers identified.



Employee benefits

  • Be part of an unique on-site team and experience the operations in the venue

  • Contribute to and help shape the staging of Europe's biggest sporting event

  • Varied and challenging tasks

  • Working in a unique, exciting and sporty environment

  • Regular team events

  • A wide variety of employee benefits

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We are looking forward to hearing from you!
Thank you for your interest in EURO 2024 GmbH!

Please upload your CV, recent certificates and a short cover letter (max. 20 MB in total).

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