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Venue Logistics Assistant

Temporary, Full-time · All Venues
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Beschreibung
Die Aufgabe des Projekts Venue Logistics (VLOG) besteht darin, das Team an den Austragungsorten der EURO 2024 zu unterstützen. Zu diesen Dienstleistungen gehören die Einrichtung aller Arbeitsbereiche, die Verwaltung der Büroräumlichkeiten vor Ort und die Überwachung des allgemeinen Bedarfs bei Büromaterial, Portokasse und Pausenstationen für das Personal.

Die vier Venue Logistics Assistants (m/w/d) werden vor Ort vom Venue Logistics Manager und Venue Logistics Coordinator geschult und unterstützt und arbeiten in den Hauptbüros des Veranstaltungsorts. Sie werden auch mit den Venue Logistics Volunteers und anderen wichtigen Mitarbeitenden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Stadion und die umliegenden Bereiche für den Empfang aller an dem Turnier Beteiligten bereit sind.

Das Venue Logistics Team wird für die Einrichtung und den Betrieb der verschiedenen EURO-Büros verantwortlich sein, Lieferungen von Möbeln und Büromaterial entgegennehmen und dabei helfen, jedes Stadion in einen funktionierenden EURO-Spielort zu verwandeln. Das Team kümmert sich auch um die täglichen logistischen Anforderungen für das Personal vor Ort, einschließlich Unterbringung, Transport und Pausenstationen, und übernimmt allgemeine Büroaufgaben, wie z. B. die Behebung von Problemen, die Lagerung von Bürobedarf und die Verwendung der Portokasse.

Startdatum: 13.05.2024
Enddatum: 31.07.2024
 
Beim Start- und Enddatum könnte es noch zu leichten Abweichungen kommen. Bitte hinterlege in der Bewerbermaske für welche(s) Venue(s) du zur Verfügung stehst.
Gehaltsstruktur
Mit den folgenden Informationen möchten wir dir einen Einblick in die Rahmenbedingungen und unsere Gehaltsspannen geben. Die von uns genannten Gehälter richten sich nach mehreren Kriterien, u.a. nach dem Projekt, der allgemeinen Verantwortung und den geforderten Fähigkeiten. Dazu gehören sowohl die in der Berufspraxis bereits erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten als auch eine nachweisbare Ausbildung in Form eines einschlägigen Studiums oder einer vergleichbaren Qualifikation. Unsere Stellen werden nach den oben genannten Kriterien eingestuft und vergütet. Daher beträgt das Monatsgehalt für die hier angegebene Assistentenstelle 3.100 € brutto. Bitte beachten Sie, dass je nach Qualifikation und spezifischer Erfahrung eine Abweichung möglich ist. Eine Bonuszahlung als Turnierprämie am Ende des Arbeitsverhältnisses ist ebenfalls möglich.
Aufgabenbereiche
  • Unterstützung bei der Lieferung, dem Aufbau und der Abholung von Büromöbeln nach der Veranstaltung; Überprüfung und Aktualisierung des Möbelinventars; Verwaltung von Schäden und Ersatzteilen
  • Einrichtung von Pausenstationen für die Versorgung des Personals mit heißen und kalten Getränken und Snacks; dazu gehören das Aufstellen und Reinigen von Kaffeemaschinen, Kühlschränken und allen anderen Geräten, das Einkaufen von Nachschub und das Sauberhalten und Auffüllen der Pausenstationen
  • Verteilung des "Starter"-Bürokits mit Büromaterial für alle Büros des Veranstaltungsorts; Beaufsichtigung der Bestellung, Lagerung und Verteilung von Nachschubmaterial
  • Unterstützung des Personals bei den täglichen Fahrten vom und zum Hotel zum Veranstaltungsort; je nach Hotel Bereitstellung von 1) Informationen über Wander-/Radwege und Karten und/oder 2) Einzelheiten zu öffentlichen Verkehrsmitteln und Fahrplänen sowie Kauf und Verteilung von Fahrkarten und/oder 3) Überwachung von Shuttlebussen und Fahrplänen für das Personal
  • Fahren und Warten der Poolfahrzeuge des Veranstaltungsorts; Sicherstellen, dass die Fahrzeuge sauber gehalten und regelmäßig aufgetankt werden und mit den korrekten Park- und Zugangsausweisen versehen sind; Führen eines Fahrtenbuchs über alle unternommenen Fahrten; Lesen, Verstehen und Unterzeichnen der Fuhrparkpolitik und der einschlägigen Dokumente
  • Fahrt der Mitarbeiter zum und vom Hotel und Veranstaltungsort vor dem Start der Shuttle-Busse zum Veranstaltungsort; Fahrt der Mitarbeiter zu Sitzungen außerhalb des Veranstaltungsorts
  • Kenntnis des Geländes des Veranstaltungsortes, einschließlich der Lage und der Vorschriften für das Parken und das Bringen und Abholen von Fahrzeugen und Fußgängern an Spieltagen und an spielfreien Tagen
  • Unterstützung des Kassen-/Kreditkartenprozesses am Veranstaltungsort durch Einkäufe für kurzfristige, wichtige Dinge und deren Verteilung an die entsprechenden Projekte; genaue Aufzeichnungen über die Ausgaben führen
  • Zusammenarbeit mit den UEFA-Hotels vor Ort, Unterstützung beim Ein- und Auschecken großer Gruppen, um einen reibungslosen und schnellen Ablauf zu gewährleisten; Erstellung und Anbringung von Aushängen in den Hotellobbys mit Informationen für das Personal, wie z. B. Shuttle-Fahrpläne oder Informationen über öffentliche Verkehrsmittel
  • Nutzung von „FAME“, die Datenbank mit dem Personalplan für die EURO 2024, um Berichte herunterzuladen, die die täglichen An- und Abreisen des Personals, die Anzahl der Mitarbeiter pro Veranstaltungsort an einem bestimmten Tag, die Zimmerbelegungslisten usw. enthalten.
  • Nutzung von  „VISTA“ (UEFA-Tool mit Karten der Austragungsorte und Fotos der Einrichtungen), um den Mitarbeitern die Orientierung zu erleichtern.
  • Verwenden des VISTA-Tools zur Verwaltung der Anlagen, um den Auf- und Abbau von Möbeln zu koordinieren. 
  • Führen Sie neue Mitarbeitende durch den Austragungsort, stellen Sie sie ihren Kollegen vor und geben Sie ihnen Informationsblätter (vorbereitet vom Logistikteam des Austragungsortes) mit wichtigen Informationen für die Arbeit und den Aufenthalt in der Gastgeberstadt.
  • Abholung und Zustellung von Post und Paketen über das vereinbarte Zustellungssystem vor Ort
  • Holen und Tragen von Gegenständen, wie z. B. Uniformen, Möbel, Büromaterial und Getränke
  • Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie Ablage, Fotokopieren, Drucken und Erstellen einfacher Dokumente
  • Unterstützung des Broadcast Teams um die Spieltage herum, insbesondere bei der Koordinierung der Bustransporte des Host Broadcast (HB)-Produktionsteams und der technischen Teams zwischen den Spielorten, um sicherzustellen, dass die Teams über die Zeiten und die Abhol- und Absetzpunkte informiert sind, und Unterstützung bei der Abfahrt und Ankunft der Teams an den Spielorten und in den Hotels
  • Suche nach örtlichen Wäschereien für das Personal
  • Unterstützung des Teams für technische Dienste und Overlay (TECH) bei der Verwaltung der Reinigungsdienste vor Ort
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Venue Delivery & Warehouse Team am Veranstaltungsort, das im Logistics Point und im Logistics Compound angesiedelt ist, in Bezug auf Personaldienstleistungen, Lieferungen und Lagerung
  • Unterstützung bei der regelmäßigen Berichterstattung in Übereinstimmung mit den Anforderungen der EURO 2024 und Einhaltung aller administrativen Prozesse
  • Unterstützung des Logistikmanagers des Veranstaltungsorts beim Abbau des Veranstaltungsorts
Anforderungsprofil
Führerschein
  • Führerschein Klasse B, gültig in Deutschland
  • Sicheres und umsichtiges Fahren mit einem gültigen Führerschein
Allgemeine Anforderungen
  • Ein bis drei Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position sind von Vorteil
  • Frühere Erfahrungen mit der Arbeit oder Freiwilligenarbeit in einem multikulturellen Geschäftsumfeld oder bei großen Sportveranstaltungen sind von Vorteil
  • Gute schriftliche und mündliche Kenntnisse der englischen und deutschen Sprache
  • IT-Kenntnisse: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) (fortgeschritten)
  • Gute organisatorische Fähigkeiten und gutes Zeitmanagement
  • Erfahrung mit allgemeinen Verwaltungstätigkeiten
  • Fähigkeit, unter Druck genau zu arbeiten und in hektischen, möglicherweise stressigen Situationen ruhig zu bleiben
  • Kenntnisse über die jeweilige EURO 2024-Gastgeberstadt und ihre Umgebung
  • Fähigkeit, Informationen aus Tabellenkalkulationen und anderen Hilfsmitteln schnell zu verarbeiten
  • Freude an der Arbeit in einem Team
  • Engagement für das Projekt und das Team während des gesamten Zeitraums
Bewerbungsverfahren
Nach der Sichtung aller Bewerbungen, laden wir interessante Kandidat*innen für den ersten Schritt des Einstellungsverfahrens zu einem zeitversetzten Videointerview ein. Hier erhältst du einen Fragebogen mit einigen allgemeinen und einigen stellenspezifischen Fragen, die per Video oder schriftlich beantwortet werden müssen. Der zweite Schritt für die Kandidat*innen, die in die engere Wahl kommen, ist dann ein Videointerview mit der Personalabteilung und dem jeweiligen Projekt.

Bitte beachten, dass die Interviewphase aufgrund der hohen Anzahl offener Stellen voraussichtlich im September 2023 beginnen wird. Wir bemühen uns, dir so bald wie möglich eine Rückmeldung zu geben. Vielen Dank schon jetzt für deine Geduld.
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Über uns
Im Jahr 2024 richtet  Deutschland die 17. UEFA-Fußball-Europameisterschaft aus. Die Austragung des größten  europäischen Sportereignisses bietet der UEFA und dem DFB die einmalige  Gelegenheit, gemeinsam das Beste des europäischen Fußballs auf der Grundlage von Exzellenz, Nachhaltigkeit und Leidenschaft zu präsentieren. Der Anspruch dieses Turniers ist es, ein Beispiel für andere UEFA-Wettbewerbe zu sein und ein starkes Vorbild für die Zukunft des europäischen Fußballs zu hinterlassen. Die EURO 2024 GmbH, ein Joint Venture zwischen der UEFA Events SA und der DFB EURO GmbH, ist für die operative Planung und Durchführung des Turniers verantwortlich.

Die EURO 2024 GmbH legt Wert auf Vielfalt und ist bestrebt, bei allem was wir tun, integrativ zu sein. Wir streben danach, dass jeder den gleichen Zugang zu unserer Organisation hat, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität oder anderen persönlichen Merkmalen. Wenn Sie besondere Anforderungen in Bezug auf das Einstellungs- oder Vorstellungsgesprächsverfahren haben, erwähnen Sie dies bitte in Ihrem Anschreiben, damit wir sicherstellen können, dass Anpassungen vorgenommen werden, wenn Barrieren festgestellt werden.

Benefits für Mitarbeitende
  • Mitarbeiten und Mitgestalten bei der Austragung des größten europäischen Sportereignisses
  • Arbeiten in einem einzigartigen, spannenden und sportlichen Umfeld
  • Arbeiten in einer diversen und modernen Teamstruktur
  • Regelmäßige Teamevents
  • Eine breite Vielfalt an Mitarbeiterangeboten
The job
The mission of the venue logistics (VLOG) project is to provide staff support services at the EURO 2024 venues. These services include setting up all working areas, managing venue offices and overseeing general staff needs such as office materials, petty cash, and staff break stations.

Trained and supported onsite by the Venue Logistics Manager and Venue Logistics Coordinator, the four Venue Logistics Assistants (m/f/d) will be based in the main venue offices. They will also work with Venue Logistics Volunteers and other key staff members to ensure that the stadium and its surrounding areas are ready to receive everyone involved with the tournament.

The Venue Logistics Team will be responsible for overseeing the set-up and running of the various EURO offices, receiving deliveries of furniture and office supplies, helping to turn each stadium into a working EURO venue. The team will also oversee the day-to-day on-site logistical requirements for staff, including accommodation, transport and break stations, and will manage general office responsibilities, such as troubleshooting, office storage and petty cash usage.

  • Start date: 13.05.2024
  • End date: 31.07.2024

Start and end date may still differ slightly. Please enter the venue(s) for which you are available in the application form ("Preferred venue(s)").
Salary structure
With the following information, we would like to give you an insight into the general conditions and our salary ranges. The salaries we call are based on several criteria, including the project, general responsibility and the required set of skills. This includes the knowledge & skills already acquired in professional work experience as well as verifiable education in terms of a relevant degree or comparable qualification. Our positions are classified and remunerated according to the above criteria. Therefore, the monthly salary for the Assistant position advised here is 3.100 € gross. Please note that over- or underpayment is possible depending on skills and specific experience. A bonus payment as a tournament bonus at the end of the employment is also possible.

Please click here for further information regarding social insurances and taxes in Germany.
List of relevant tasks & responsibilities
  • Assist with the delivery, set-up and post-event collection of office furniture; check and update the furniture inventory; management of damages and spares
  • Set-up staff break stations to provide hot and cold drinks and snacks to staff; includes setting up and cleaning coffee machines, fridges and all other equipment, shopping for resupplies and keeping the break stations clean and restocked
  • Distribute the ‘starter‘ office kit containing office supplies for all venue offices; oversee the ordering, storage and distribution of re-supplies
  • Assist with daily staff moves to and from hotel to venue; as required per hotel, provide 1) information on walking/cycling routes and maps and/or, 2) details of public transport routes and timetables, and purchasing and distributing tickets and/or, 3) supervising staff shuttle buses and timetables
  • Drive and maintain the venue pool vehicles; ensure that the vehicles are kept clean, regularly refueled and display the correct parking and access passes; keep a log of all journeys undertaken in the log book; read, understand and sign the fleet policy and relevant documents
  • Drive staff to and from the hotel and venue prior to the start of the venue shuttle buses; drive staff to meetings held off-venue
  • Know the layout of the venue, including the location and regulations for parking and drop off / pick-up points for vehicles and pedestrians on match days and non-match days
  • Support the venue petty cash/credit card process by shopping for last-minute, essential items, and distribute them to the relevant projects; keep accurate records of expenses
  • Liaise with the local UEFA staff hotels, assist with large group check-ins/outs to ensure a smooth and fast process; create and place notices in hotel lobbies with information for staff, such as venue shuttle timetables, or public transport information
  • Use FAME, the database containing the EURO 2024 staffing plan, to download reports detailing daily staff arrivals/departures, staff numbers per venue on any given day, hotel rooming lists etc.
  • Use VISTA (UEFA tool providing maps of the venues and photos of the facilities) to help staff with way finding
  • Use the VISTA asset management tool to coordinate furniture set-up and dismantling 
  • Conduct venue tours for key new staff, introduce them to colleagues and provide them with arrival information sheets (prepared by the venue logistics team) containing essential information for working and staying in the host city
  • Collect and deliver post and parcels via the agreed delivery system on-site
  • Fetch and carry items, such as uniform packs, furniture, office supplies and drinks
  • Carry out general administrative tasks such as filing, photocopying, printing and creating basic documents
  • Support the broadcast logistics team, based at the broadcast compound, on and around match days, especially with the coordination of the host broadcast (HB) production and technical teams’ inter-venue bus moves, ensuring the teams are aware of the timings and pick-up/drop off points, and assisting with the departure and arrival of the teams at the venues and hotels
  • Identify local laundry facilities for staff
  • Support the technical services & overlay team (TECH) with onsite management of cleaning services
  • Work closely with the venue delivery & warehouse team, based at the Logistics Point and Logistics Compound, with relevant staff services, deliveries and storage
  • Assist with regular reporting in accordance with EURO 2024 requirements and follow all administrative processes
  • Support the venue logistics manager with the venue dismantling process
Requirements
Driving experience
  • Qualified and experienced driver with a valid EU driving license
  • Confident and careful driver with a valid driving licence (for driving venue pool vehicles)
Overall requirements
  • One to three years’ experience of working in a similar position an advantage
  • Previous experience of working or volunteering in a multicultural business environment or at large sporting events an advantage
  • Good written and oral level of English and German
  • IT skills: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) (Advanced)
  • Good organisational and time-management skills
  • Experience of general administrative work
  • Able to work accurately under pressure and remain calm in busy, potentially stressful, situations
  • Knowledge of the relevant EURO 2024 host city and its surroundings
  • Able to quickly assimilate information from spreadsheets and other tools
  • Enjoys working as part of a team
  • Commitment to the project and team for the entire period
Overall recruitment plan
After screening all applications, we will start inviting interesting candidates for the first step in the recruitment process to a time-shifted video interview. Here, you will receive a questionnaire with some general and some job specific questions, which you have to answer via video or written. The second step for the short-listed candidates in the process is then a video interview with HR and the relevant project.

Please note that due to the high number of open positions, the interview phase will probably start in September 2023. We try to provide you feedback as soon as possible. Thanks already for your patience.
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About us

In 2024, Germany will host the 17th edition of the UEFA European Football Championship. Staging the biggest European sports event provides a unique opportunity for UEFA and DFB to jointly organise a celebration of the best of European Football, on the basis of excellence, sustainability, and passion. This flagship championship aspires to be a role model for other UEFA competitions, as well as leaving strong legacy for the future of European football. EURO 2024 GmbH, joint venture organisation between UEFA Events SA and DFB EURO GmbH, is responsible for the operational planning and implementation of the tournament.

The EURO 2024 GmbH values diversity and strives to be inclusive in everything we do. We aim for everyone to have equal access to our organisation regardless of sex, gender identification, sexual orientation, age, disability, religion, ethnicity, nationality, or any other personal trait. If you have any particular requirements in respect to the recruitment or interview process, please mention this in your covering letter so that we can ensure adaptions are made when there are barriers identified.



Employee benefits

  • Be part of an unique on-site team and experience the operations in the venue

  • Contribute to and help shape the staging of Europe's biggest sporting event

  • Varied and challenging tasks

  • Working in a unique, exciting and sporty environment

  • Regular team events

  • A wide variety of employee benefits

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We are looking forward to hearing from you!
Thank you for your interest in EURO 2024 GmbH!

Please upload your CV, recent certificates and a short cover letter (max. 20 MB in total).

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