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Venue Delivery & Warehouse Manager

Temporary, Full-time · All Venues
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The job
The Venue Delivery & Warehouse Manager (m/f/d) will be based on-site in the LOG point or at the Logistics Compound and will manage the delivery and logistics team (up to 16 staff) to deliver a large scope of event logistics tasks at his*her respective venue. The tasks will include the reception, proper storage, preparation and distribution of various event materials such as giveaways, printed materials, IT equipment or event uniforms, conducting continuous inventories as well as the proper collection of the leftovers at the end of the event. Meanwhile, the Venue Delivery & Warehouse Manager will follow up with the good installation of temporary fences, barriers and channel systems at his/her respective venue or closeby external sites (team facilities, hotels,…), coordinating the installation, maintenance and dismantling with the appointed supplier as well as with the venue delivery and logistics team for a small part of materials.

  • Start date: 18.03.2024
  • End date: 31.07.2024

Start and end date may still differ slightly. Please enter the venue(s) for which you are available in the application form ("Preferred venue(s)").
Salary structure
With the following information, we would like to give you an insight into the general conditions and our salary ranges. The salaries we call are based on several criteria, including the project, general responsibility and the required set of skills. This includes the knowledge & skills already acquired in professional work experience as well as verifiable education in terms of a relevant degree or comparable qualification. Our positions are classified and remunerated according to the above criteria. Therefore, the monthly salary for the Manager position advised here is 5.000 € gross. Please note that over- or underpayment is possible depending on skills and specific experience. A bonus payment as a tournament bonus at the end of the employment is also possible.

Please click here for further information regarding social insurances and taxes in Germany.
List of relevant tasks & responsibilities
Team Management
  • Full management of a logistics team composed of staff hired by the EURO 2024 GmbH but also staff placed by the selected logistics supplier
  • Train and manage the venue delivery and warehouse team, focusing on the management team composed of a coordinator and an assistant
  • Manage and track the working time of the forklift drivers, banksmen and labourers
Management of delivery flows
  • Act as the main contact for all delivery. and logistics-related questions and keep up close working relations with the Venue Logistics team, but also all other Venue Project Managers on-site, including Security services onsite who will manage physically the access and Accreditation for the vehicles and drivers
  • Regulate the delivery traffic of vans, trucks and other delivery vehicles by registering and accrediting each vehicle and driver requesting the access at the venue; ensure a smooth traffic flow by postponing or advancing delivery requests in the Venue Delivery System (VDS) in order to limit the number of delivery vehicles within the security perimeter
  • Support each delivery upon request by providing forklifts, drivers, banksmen, pallet jacks and trolleys; supervise offloading / loading operations
  • Liaise with the postal service provider for the distributing of mail/couriers to other projects; organise outgoing courier shipment with the official supplier upon request
  • Receive and store all incoming freight material addressed to the Logistics Point or the Logistics Compound and dispatch it to the various projects within the IBC or potential out of the IBC sites
Warehousing Management
  • Coordinate the use of available storage space on the Logistics Compound, which will be made available for short-term buffer storage and some potential longer term storage; discuss the needs of each project requesting space on-site
  • Manage the good reception, preparation, inventory and final distribution process of event uniforms for his / her respective venue. Delivering the different preparation to the different distribution points (TV compound, volunteer centres, TV compound). Managing stocks and exchanges as well as final collection of any leftovers at the end of the tournament
  • Manage the pool of cargo golf buggies parked at the Logistics Compound by supervising their proper use, maintaining them through the supplier and recharging them every night
  • Deliver materials to places located outside the venue; using the van dedicated to logistics
Installation Management
  • Coordinate the supplier(s) in the installation of temporary security fences and low barriers at the venue, using existing maps, handover form and the UEFA asset tool
  • Manage the the onsite stock of fences and barriers
  • Act as the main contact on site regarding extra installation requests
  • Assigning installation tasks to either the appointed supplier (when onsite) or the venue delivery and warehouse team members
Administrative tasks
  • Report to the Event Logistics (ELOG) team in Nyon on a regular basis and follow all administrative processes required as a team leader
  • Represent the Event Logistics at the daily venue operations meeting
  • Act as the main contact for Event Logistics operations at the venue for all stakeholders including suppliers, Sponsors, UEFA projects and Stadium
Requirements
  • Bachelor level in logistics or event logistics management, or proven learnings through past experiences
  • from 6 to 8 years as an operations manager in a logistics operation (shipping & warehousing) or an event logistics operation position, experience with sporting events is an asset
  • from 4 to 6 years in a multicultural business environment
  • Confident leader and good team-player with an ability to easily build strong working relationships
  • Flexible and able to understand and handle unforeseen situations, identifying the local solutions and the resources which needs to be allocated
  • Able to work on several items simultaneously and prioritise appropriately, delegating tasks to the team when required.
  • Able to work accurately under pressure and remain calm in potentially stressful situations
  • Able to think on their feet and assimilate information quickly.
  • English (Proficient), German is an asset
  • IT skills: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) (Advanced)
  • Valid driving licence for vehicle <3.5 tons
  • Forklift driver certification valid in Germany is an asset
Overall recruitment plan
After screening all applications, we will start inviting interesting candidates for the first step in the recruitment process to a time-shifted video interview. Here, you will receive a questionnaire with some general and some job specific questions, which you have to answer via video or written. The second step for the short-listed candidates in the process is then a video interview with HR and the relevant project.

Please note that due to the high number of open positions, the interview phase will probably start in September 2023. We try to provide you feedback as soon as possible. Thanks already for your patience.
Apply for this position
About us

In 2024, Germany will host the 17th edition of the UEFA European Football Championship. Staging the biggest European sports event provides a unique opportunity for UEFA and DFB to jointly organise a celebration of the best of European Football, on the basis of excellence, sustainability, and passion. This flagship championship aspires to be a role model for other UEFA competitions, as well as leaving strong legacy for the future of European football. EURO 2024 GmbH, joint venture organisation between UEFA Events SA and DFB EURO GmbH, is responsible for the operational planning and implementation of the tournament.

The EURO 2024 GmbH values diversity and strives to be inclusive in everything we do. We aim for everyone to have equal access to our organisation regardless of sex, gender identification, sexual orientation, age, disability, religion, ethnicity, nationality, or any other personal trait. If you have any particular requirements in respect to the recruitment or interview process, please mention this in your covering letter so that we can ensure adaptions are made when there are barriers identified.



Employee benefits

  • Be part of an unique on-site team and experience the operations in the venue

  • Contribute to and help shape the staging of Europe's biggest sporting event

  • Varied and challenging tasks

  • Working in a unique, exciting and sporty environment

  • Regular team events

  • A wide variety of employee benefits

Beschreibung
Der Logistik Manager (m/w/d) ist vor Ort tätig und leitet das Liefer- und Logistikteam (bis zu 16 Mitarbeitende), um ein breites Spektrum an Eventlogistikaufgaben an seinem*ihrem jeweiligen Veranstaltungsort zu erfüllen. Zu den Aufgaben gehören der Empfang, die ordnungsgemäße Lagerung, die Vorbereitung und Verteilung verschiedener Veranstaltungsmaterialien wie Giveaways, Druckmaterialen, IT-Ausrüstung oder Veranstaltungsuniformen, die Durchführung kontinuierlicher Inventuren sowie die ordnungsgemäße Abholung der Restbestände am Ende der Veranstaltung. In der Zwischenzeit kümmert sich der/die Logistik Manager*in um die ordnungsgemäße Installation von temporären Zäunen und Absperrungen am jeweiligen Veranstaltungsort oder an nahe gelegenen externen Standorten (Teameinrichtungen, Hotels, ...) und koordiniert die Installation, Wartung und den Abbau mit dem beauftragten Lieferanten sowie mit dem Logistikteam des Veranstaltungsorts für einen kleinen Teil des Materials.

  • Startdatum: 18.03.2024
  • Enddatum: 31.07.2024

Start- und Enddatum können leicht abweichen. Bitte gib im Bewerbungsformular unter "Preferred Venue(s)" an, für welche(s) Venue(s) du zur Verfügung stehst.
Der Rahmen



Gehaltsstruktur
Mit den folgenden Informationen möchten wir dir einen Einblick in die Rahmenbedingungen und unsere Gehaltsspannen geben. Die von uns genannten Gehälter richten sich nach mehreren Kriterien, u.a. nach dem Projekt, der allgemeinen Verantwortung und den geforderten Fähigkeiten. Dazu gehören sowohl die in der Berufspraxis bereits erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten als auch eine nachweisbare Ausbildung in Form eines einschlägigen Studiums oder einer vergleichbaren Qualifikation. Unsere Stellen werden nach den oben genannten Kriterien eingestuft und vergütet. Daher beträgt das Monatsgehalt für die hier angegebene Manager Position 5.000 € brutto. Bitte beachten Sie, dass je nach Qualifikation und spezifischer Erfahrung eine Anpassung möglich ist. Eine Bonuszahlung als Turnierprämie am Ende des Arbeitsverhältnisses ist ebenfalls möglich.
Aufgabenbereiche
Teamführung
  • Leitung eines Logistikteams bestehend aus Personal der EURO 2024 GmbH als auch vom ausgewählten Logistikpartner
  • Schulung und Leitung des Logistikteams am Veranstaltungsort, insbesondere eines Koordinators/einer Koordinatorin und eines Assistenten/einer Assistentin
  • Verwaltung und Überwachung der Arbeitszeiten der Gabelstaplerfahrer*innen, Einweiser*innen und Arbeiter*innen

Verwaltung der Lieferströme
  • Hauptansprechperson in allen Liefer- und Logistikfragen
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Logistikteam des Veranstaltungsorts, aber auch mit allen anderen Projekten vor Ort, einschließlich der Sicherheitsdienste, die den Zugang und die Akkreditierung der Fahrzeuge und des Peronals verwalten
  • Regulierung des Lieferverkehrs von Lieferwagen, Lastwagen und anderen Lieferfahrzeugen durch Registrierung und Akkreditierung jedes Fahrzeugs und Personals, das die Zufahrt zum Veranstaltungsort beantragt
  • Gewährleistung eines reibungslosen Verkehrsflusses durch Verschieben oder Vorziehen von Lieferaufträgen im Venue Delivery System (VDS), um die Anzahl der Lieferfahrzeuge innerhalb des Sicherheitsbereichs zu begrenzen
  • Unterstützung jeder Lieferung auf Anfrage durch Bereitstellung von Gabelstaplern, Personal, Palettenhebern und Wagen sowie die Überwachung der Ent- und Beladungsvorgänge
  • Kontaktaufnahme mit dem Postdienstleister für die Verteilung von Post/Kurieren an andere Projekte, auf Anfrage auch Organisation des ausgehenden Kurierversands mit dem offiziellen Lieferanten
  • Entgegennahme und Lagerung des gesamten eingehenden Frachtmaterials, welches an den Logistics Point oder Logistics Compound adressiert ist, und Versand an die verschiedenen Projekte innerhalb des IBCs oder an mögliche Standorte außerhalb des IBCs

Verwaltung der Lagerhaltung
  • Koordinierung der Nutzung von verfügbarem Lagerraum auf dem Logistikkomplex, der für kurzfristige Pufferlagerung und einige potenzielle längerfristige Lagerungen zur Verfügung gestellt wird sowie Besprechung der Bedürfnisse jedes Projekts, das Raum vor Ort anfordert
  • Verwaltung des Empfangs, Vorbereitung, Inventarisierung und die abschließende Verteilung der Uniformen für den jeweiligen Veranstaltungsort. Lieferung der verschiedenen Präparate an die verschiedenen Verteilungsstellen (TV Compund, Freiwilligenzentren). Verwaltung der Bestände und des Austauschs sowie die endgültige Abholung von Restbeständen am Ende des Turniers
  • Verwaltung des Pools von Cargo-Golfbuggys, die auf dem Logistikgelände abgestellt sind, durch Überwachung ihrer ordnungsgemäßen Nutzung, Wartung durch den Lieferanten und nächtliches Aufladen
  • Auslieferung von Materialien an Orte außerhalb des Veranstaltungsortes mit dem für die Logistik bestimmten Lieferwagen

Verwaltung der Anlage
  • Koordinierung der Lieferanten bei der Installation von temporären Sicherheitszäunen und niedrigen Barrieren am Veranstaltungsort unter Verwendung vorhandener Karten, des Übergabeformulars und des UEFA Asset Tools
  • Verwaltung des Vorrats an Zäunen und Barrieren vor Ort sowie Hauptansprechperson für zusätzliche Installationsanfragen
  • Zuweisung von Installationsaufgaben entweder an den beauftragten Lieferanten (wenn vor Ort) oder an die Mitglieder des Logistikteams des Veranstaltungsorts

Administrative Aufgaben
  • Regelmäßige Berichterstattung an das Logistikteam in Nyon und Befolgung aller administrativen Prozesse, die als Teamleiter*in erforderlich sind
  • Vertretung der Eventlogistik bei der täglichen Betriebsbesprechung am Veranstaltungsort
  • Hauptansprechperson für die Eventlogistik am Veranstaltungsort für alle Interessengruppen, einschließlich Lieferanten, Sponsoren, UEFA-Projekte und das Stadion
Anforderungsprofil
  • Bachelor-Abschluss in Logistik oder Eventlogistik oder nachgewiesene Kenntnisse durch frühere Erfahrungen
  • 6 bis 8 Jahre Berufserfahrung als Leiter*in einem Logistikbetrieb (Versand und Lagerung) oder in einer Position in der Veranstaltungslogistik, wobei Erfahrungen mit Sportveranstaltungen von Vorteil sind
  • 4 bis 6 Jahre Berufserfahrung in einem internationalen Geschäftsumfeld
  • Selbstbewusste Führungspersönlichkeit und guter Teamplayer mit der Fähigkeit, starke Arbeitsbeziehungen aufzubauen
  • Flexibilität und Gelassenheit in unvorhersehbaren Situationen, dabei lokale Lösungsfindung und Bereitstellung erforderlicher Ressourcen
  • Fähigkeit, an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, angemessene Prioritäten zu setzen und Aufgaben bei Bedarf an das Team zu delegieren
  • Stärke, unter Druck genau zu arbeiten und in potenziell stressigen Situationen ruhig zu bleiben
  • Fähigkeit zu spontanem Denken und rasche Informationsaufnahme
  • Englisch (fließend), Deutsch ist von Vorteil
  • IT-Kenntnisse: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) (fortgeschritten)
  • Gültiger Führerschein für Fahrzeuge <3,5 Tonnen
  • Ein in Deutschland gültiger Gabelstaplerführerschein ist von Vorteil
Bewerbungsverfahren
Nach der Sichtung alller Bewerbungen, laden wir interessante Kandidat*innen im ersten Schritt des Einstellungsverfahrens zu einem zeitversetzten Videointerview ein. Hier erhältst du einen Fragebogen mit einigen allgemeinen und einigen stellenspezifischen Fragen, die du per Video oder schriftlich beantworten musst. Der zweite Schritt für die Kandidat*innen, die in die engere Wahl kommen, ist dann ein Videointerview mit der Personalabteilung und den Projektverantwortlichen.

Bitte beachte, dass die Interviewphase aufgrund der hohen Anzahl offener Stellen voraussichtlich im September 2023 beginnen wird. Wir bemühen uns, dir so bald wie möglich eine Rückmeldung zu geben. Vielen Dank bereits vorab für deine Geduld.
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Über uns
Im Jahr 2024 richtet  Deutschland die 17. UEFA-Fußball-Europameisterschaft aus. Die Austragung des größten  europäischen Sportereignisses bietet der UEFA und dem DFB die einmalige  Gelegenheit, gemeinsam das Beste des europäischen Fußballs auf der Grundlage von Exzellenz, Nachhaltigkeit und Leidenschaft zu präsentieren. Der Anspruch dieses Turniers ist es, ein Beispiel für andere UEFA-Wettbewerbe zu sein und ein starkes Vorbild für die Zukunft des europäischen Fußballs zu hinterlassen. Die EURO 2024 GmbH, ein Joint Venture zwischen der UEFA Events SA und der DFB EURO GmbH, ist für die operative Planung und Durchführung des Turniers verantwortlich.

Die EURO 2024 GmbH legt Wert auf Vielfalt und ist bestrebt, bei allem was wir tun, integrativ zu sein. Wir streben danach, dass jeder den gleichen Zugang zu unserer Organisation hat, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität oder anderen persönlichen Merkmalen. Wenn Sie besondere Anforderungen in Bezug auf das Einstellungs- oder Vorstellungsgesprächsverfahren haben, erwähnen Sie dies bitte in Ihrem Anschreiben, damit wir sicherstellen können, dass Anpassungen vorgenommen werden, wenn Barrieren festgestellt werden.

Benefits für Mitarbeitende
  • Mitarbeiten und Mitgestalten bei der Austragung des größten europäischen Sportereignisses
  • Arbeiten in einem einzigartigen, spannenden und sportlichen Umfeld
  • Arbeiten in einer diversen und modernen Teamstruktur
  • Regelmäßige Teamevents
  • Eine breite Vielfalt an Mitarbeiterangeboten
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We are looking forward to hearing from you!
Thank you for your interest in EURO 2024 GmbH!

Please upload your CV, recent certificates and a short cover letter (max. 20 MB in total).

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