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Venue Delivery & Warehouse Coordinator

Temporary, Full-time · All Venues
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The job
The Venue Delivery & Warehouse Coordinator (m/f/d) will be based on-site in the LOG point or at the Logistics Compound and will be part of the Venue Delivery and Logistics team who will deliver a large scope of event logistics tasks at his*her respective venue. He*she will report to the Venue Delivery & Warehouse Manager. The Venue Delivery & Warehouse Coordinator will support the Venue Delivery & Warehouse Manager with the reception, storage, preparation and distribution of various event materials such as give aways, printed materials, IT equipment or event uniforms, as well as the proper collection of the leftovers at the end of the event. Meanwhile, the Venue Delivery & Warehouse Coordinator will help in the good follow up of the installation of temporary fences, barriers and channel systems at his*her respective venue. He*she may also intervene at closeby external sites (team facilities, hotels,…) to coordinate the installation and the dismantling of fences and barriers with the appointed supplier as well as with the Venue Delivery and Logistics team.   

  • Start date: 22.04.2024
  • End date: 31.07.2024

Start and end date may still differ slightly. Please enter the venue(s) for which you are available in the application form ("Preferred venue(s)").
Salary structure
With the following information, we would like to give you an insight into the general conditions and our salary ranges. The salaries we call are based on several criteria, including the project, general responsibility and the required set of skills. This includes the knowledge & skills already acquired in professional work experience as well as verifiable education in terms of a relevant degree or comparable qualification. Our positions are classified and remunerated according to the above criteria. Therefore, the monthly salary for the Coordinator position advised here is 4.000 € gross. Please note that over- or underpayment is possible depending on skills and specific experience. A bonus payment as a tournament bonus at the end of the employment is also possible.

Please click here for further information regarding social insurances and taxes in Germany.
List of relevant tasks & responsibilities
Coordination of incoming freights
  • Coordination of the delivery traffic of vans, trucks and other delivery vehicles by registering and accrediting each vehicle and driver requesting the access at the venue; ensure a smooth traffic flow by postponing or advancing delivery requests in the Venue Delivery System (VDS) in order to limit the number of delivery vehicles within the security perimeter 
  • Organisation of outgoing courier shipment with the official supplier upon request; 
  • Reception and storage of all incoming freight material addressed to the Logistics Point or the Logistics Compound and dispatch it to the various projects within the venue or potential closeby external sites. 
Warehousing
  • Coordination of the use of available storage space on the Logistics Compound, which will be made available for short-term buffer storage and some potential longer term storage; discuss the needs of each project requesting space on-site
  • Coordination of the good reception, preparation, inventory and final distribution process of event uniforms for his / her respective venue. Delivering the different preparation to the different distribution points (TV compound, volunteer centres, TV compound). Managing stocks and exchanges as well as final collection of any leftovers at the end of the tournament
  • Coordination of the pool of cargo golf buggies parked at the Logistics Compound by supervising their proper use, maintaining them through the supplier and recharging them every night 
  • Delivery of materials to places located outside the venue; using the van dedicated to logistics
Fences and barriers installation
  • Coordinate the supplier(s) in the installation of temporary security fences and low barriers at the venue, using existing maps, handover form and the UEFA asset tool
  • Follow up of the the onsite stock of fences and barriers
  • Coordination of the installation of barriers and fences by the venue delivery and warehouse team members
Requirements
  • Bachelor level in logistics or event logistics management, or proven learnings through past experiences
  • from 2 to 4 years in a logistics operation (shipping & warehousing) or an event logistics operation position, experience with sporting events an asset
  • from 2 to 4 years in a multicultural business environment
  • Good team-player with an ability to easily build strong working relationships
  • Flexible and able to assimilate information quickly
  • Able to work on several items simultaneously and prioritise appropriately 
  • Able to work accurately under pressure and remain calm in potentially stressful situations
  • English (Proficient), German is an asset
  • IT skills: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) (Advanced)
  • Valid driving license for vehicle <3.5 tons
  • Forklift driver certification valid in Germany, an asset
Overall recruitment plan
After screening all applications, we will start inviting interesting candidates for the first step in the recruitment process to a time-shifted video interview. Here, you will receive a questionnaire with some general and some job specific questions, which you have to answer via video or written. The second step for the short-listed candidates in the process is then a video interview with HR and the relevant project.

Please note that due to the high number of open positions, the interview phase will probably start in September 2023. We try to provide you feedback as soon as possible. Thanks already for your patience.
Apply for this position
About us

In 2024, Germany will host the 17th edition of the UEFA European Football Championship. Staging the biggest European sports event provides a unique opportunity for UEFA and DFB to jointly organise a celebration of the best of European Football, on the basis of excellence, sustainability, and passion. This flagship championship aspires to be a role model for other UEFA competitions, as well as leaving strong legacy for the future of European football. EURO 2024 GmbH, joint venture organisation between UEFA Events SA and DFB EURO GmbH, is responsible for the operational planning and implementation of the tournament.

The EURO 2024 GmbH values diversity and strives to be inclusive in everything we do. We aim for everyone to have equal access to our organisation regardless of sex, gender identification, sexual orientation, age, disability, religion, ethnicity, nationality, or any other personal trait. If you have any particular requirements in respect to the recruitment or interview process, please mention this in your covering letter so that we can ensure adaptions are made when there are barriers identified.



Employee benefits

  • Be part of an unique on-site team and experience the operations in the venue

  • Contribute to and help shape the staging of Europe's biggest sporting event

  • Varied and challenging tasks

  • Working in a unique, exciting and sporty environment

  • Regular team events

  • A wide variety of employee benefits

Beschreibung
Der Eventlogistik Koordinator (m/w/d) wird vor Ort im Logistic point oder im Logistics Compound eingesetzt und ist Teil des Eventlogistik Teams, welches einen großen Teil der Eventlogistikaufgaben am jeweiligen Veranstaltungsort übernimmt. Er*sie berichtet an den*die Eventlogistik Manager*in. Der*die Eventlogistik Koordinator*in unterstützt das Eventlogistik Team bei der Entgegennahme, Lagerung, Vorbereitung und Verteilung von verschiedenen Veranstaltungsmaterialien wie Giveaways, Druckmaterialien, IT-Ausrüstung oder Veranstaltungsuniformen. In der Zwischenzeit hilft er*sie bei der Überwachung der Installation von temporären Zäunen, Barrieren und Kanalsystemen am jeweiligen Veranstaltungsort. Er*sie kann auch an nahe gelegenen externen Standorten (Teameinrichtungen, Hotels,...) tätig werden, um den Auf- und Abbau von Zäunen und Barrieren mit dem beauftragten Lieferanten sowie mit dem Eventlogistik Team zu koordinieren.

  • Startdatum: 22.04.2024
  • Enddatum: 31.07.2024

Start- und Enddatum können leicht abweichen. Bitte gib im Bewerbungsformular unter "Preferred Venue(s)" an, für welche(s) Venue(s) du zur Verfügung stehst.
Gehaltsstruktur
Mit den folgenden Informationen möchten wir dir einen Einblick in die Rahmenbedingungen und unsere Gehaltsspannen geben. Die von uns genannten Gehälter richten sich nach mehreren Kriterien, u.a. nach dem Projekt, der allgemeinen Verantwortung und den geforderten Fähigkeiten. Dazu gehören sowohl die in der Berufspraxis bereits erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten als auch eine nachweisbare Ausbildung in Form eines einschlägigen Studiums oder einer vergleichbaren Qualifikation. Unsere Stellen werden nach den oben genannten Kriterien eingestuft und vergütet. Daher beträgt das Monatsgehalt für die hier angegebene Koordinator Position 4.000 € brutto. Bitte beachten Sie, dass je nach Qualifikation und spezifischer Erfahrung eine Anpassung möglich ist. Eine Bonuszahlung als Turnierprämie am Ende des Arbeitsverhältnisses ist ebenfalls möglich.
Aufgabenbereiche
Koordinierung eingehender Lieferungen
  • Koordinierung des Lieferverkehrs durch Registrierung und Akkreditierung jedes Fahrzeugs und dessen Personals, das die Zufahrt zum Veranstaltungsort beantragt
    Gewährleistung eines reibungslosen Verkehrsflusses durch Verschieben oder Vorziehen von Lieferaufträgen im Venue Delivery System (VDS), um die Anzahl der Lieferfahrzeuge innerhalb des Sicherheitsbereichs zu begrenzen 
  • Organisation des ausgehenden Kurierdienstes mit dem offiziellen Lieferanten auf Anfrage
  • Entgegennahme und Lagerung des gesamten eingehenden Materials, welches an den Logistics Point oder den Logistics Compound adressiert ist und Versand an die verschiedenen Projekte innerhalb des Veranstaltungsortes oder an potenzielle nahe gelegene externe Standorte

Lagerhaltung
  • Koordinierung der Nutzung von verfügbarem Lagerraum auf dem Logistikgelände, welcher für kurzfristige Pufferlagerung und einige potenzielle längerfristige Lagerung zur Verfügung gestellt wird und die Absprache der Bedürfnisse jedes Projekts, das Raum vor Ort anfordert
  • Koordinierung der Entgegennahme, Vorbereitung, Inventarisierung und endgültigen Verteilung der Uniformen für die jeweiligen Veranstaltungsorte. Lieferung der verschiedenen Bestandteile an die verschiedenen Verteilungsstellen (Fernsehgelände, Freiwilligenzentren, Fernsehgelände). Verwaltung der Bestände und des Austauschs sowie die endgültige Abholung von Restbeständen am Ende des Turniers
  • Koordinierung des Pools von Cargo-Golfbuggys, welche auf dem Logistikgelände abgestellt sind, durch Überwachung ihrer ordnungsgemäßen Nutzung, Wartung durch den Lieferanten und nächtliches Aufladen
  • Auslieferung von Materialien an Orte außerhalb des Veranstaltungsortes

Installation von Zäunen und Barrieren
  • Koordinierung der Lieferung und Installation von temporären Sicherheitszäunen und Barrieren durch den Lieferanten am Veranstaltungsort unter Verwendung vorhandener UEFA Tools
    Überwachung des Vorrats an Zäunen und Barrieren vor Ort
Anforderungsprofil
  • Bachelor-Abschluss in (Event-)Logistik oder nachgewiesene Kenntnisse durch gesammelte Erfahrungen
  • 2 bis 4 Jahre Erfahrung in einem Logistikbetrieb - bevorzugt internationales Umfeld - oder in einer Position der Veranstaltungslogistik, Erfahrung mit Sportveranstaltungen von Vorteil
  • Teamplayer mit der Fähigkeit, starke Arbeitsbeziehungen aufzubauen
  • Flexibilität und rasche Auffassungsgabe sowie Multitaskting-Fähigkeiten mit der Stärke, angemessene Prioritäten zu setzen
  • Fähigkeit unter Druck präzise zu arbeiten und in potenziell stressigen Situationen ruhig zu bleiben
  • Fließende Englischkenntnisse, Deutschkenntnisse von Vorteil
  • IT-Kenntnisse: fortgeschrittene Erfahrung mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Gültiger Führerschein für Fahrzeuge <3,5 Tonnen sowie Gabelstaplerführerschein (gültig in Deutschland) von Vorteil
Bewerbungsverfahren
Nach der Sichtung alller Bewerbungen, laden wir interessante Kandidat*innen im ersten Schritt des Einstellungsverfahrens zu einem zeitversetzten Videointerview ein. Hier erhältst du einen Fragebogen mit einigen allgemeinen und einigen stellenspezifischen Fragen, die du per Video oder schriftlich beantworten musst. Der zweite Schritt für die Kandidat*innen, die in die engere Wahl kommen, ist dann ein Videointerview mit der Personalabteilung und den Projektverantwortlichen.

Bitte beachte, dass die Interviewphase aufgrund der hohen Anzahl offener Stellen voraussichtlich im September 2023 beginnen wird. Wir bemühen uns, dir so bald wie möglich eine Rückmeldung zu geben. Vielen Dank bereits vorab für deine Geduld.
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Über uns
Im Jahr 2024 richtet  Deutschland die 17. UEFA-Fußball-Europameisterschaft aus. Die Austragung des größten  europäischen Sportereignisses bietet der UEFA und dem DFB die einmalige  Gelegenheit, gemeinsam das Beste des europäischen Fußballs auf der Grundlage von Exzellenz, Nachhaltigkeit und Leidenschaft zu präsentieren. Der Anspruch dieses Turniers ist es, ein Beispiel für andere UEFA-Wettbewerbe zu sein und ein starkes Vorbild für die Zukunft des europäischen Fußballs zu hinterlassen. Die EURO 2024 GmbH, ein Joint Venture zwischen der UEFA Events SA und der DFB EURO GmbH, ist für die operative Planung und Durchführung des Turniers verantwortlich.

Die EURO 2024 GmbH legt Wert auf Vielfalt und ist bestrebt, bei allem was wir tun, integrativ zu sein. Wir streben danach, dass jeder den gleichen Zugang zu unserer Organisation hat, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität oder anderen persönlichen Merkmalen. Wenn Sie besondere Anforderungen in Bezug auf das Einstellungs- oder Vorstellungsgesprächsverfahren haben, erwähnen Sie dies bitte in Ihrem Anschreiben, damit wir sicherstellen können, dass Anpassungen vorgenommen werden, wenn Barrieren festgestellt werden.

Benefits für Mitarbeitende
  • Mitarbeiten und Mitgestalten bei der Austragung des größten europäischen Sportereignisses
  • Arbeiten in einem einzigartigen, spannenden und sportlichen Umfeld
  • Arbeiten in einer diversen und modernen Teamstruktur
  • Regelmäßige Teamevents
  • Eine breite Vielfalt an Mitarbeiterangeboten
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