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Broadcast Logistics Assistant

Temporary, Full-time · All Venues
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Beschreibung
Die UEFA ist der Host Broadcaster des EURO 2024-Turniers. Das International Broadcast Centre (IBC) ist der Dreh- und Angelpunkt für alle Übertragungen bei jeder großen internationalen Sportveranstaltung. Es beherbergt die wichtigsten Broadcast Abläufe und Mitarbeiter und ist die zentrale Anlaufstelle für alle Fernseh- und Radioübertragungen. Während der Endrunde dient das IBC als Hauptsitz des Host Broadcaster (HB).
 
Um sicherzustellen, dass die EURO 2024 einen Weltklasse-Maßstab für die Durchführung von Sportveranstaltungen setzt, wird Broadcast Logistics neben dem Broadcast Venue Team ein spezielles Team in jedem Venue Broadcast Compound und dem IBC stationieren. Die Teams werden sicherstellen, dass die Austragungsorte bereit sind, die Host Broadcast Crews, unilaterale TV-Teams und externe Übertragungswagen zu empfangen. Broadcast Logitsics ist ein Teilprojekt der Venue Logitsics und das Team wird daher eng mit dem Venue Logistics vor Ort zusammenarbeiten. Der Broadcast Logistics Manager wird ein Team von drei Broadcast Logistics Assistants (m/w/d) leiten und von einem kleinen Team von Venue Logistics Volunteers unterstützt werden.

Startdatum: 21.05.2024
Enddatum: 31.07.2024
 
Beim Start- und Enddatum könnte es noch zu leichten Abweichungen kommen. Bitte hinterlege in der Bewerbermaske für welche(s) Venue(s) du zur Verfügung stehst.
Gehaltsstruktur
Mit den folgenden Informationen möchten wir dir einen Einblick in die Rahmenbedingungen und unsere Gehaltsspannen geben. Die von uns genannten Gehälter richten sich nach mehreren Kriterien, u.a. nach dem Projekt, der allgemeinen Verantwortung und den geforderten Fähigkeiten. Dazu gehören sowohl die in der Berufspraxis bereits erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten als auch eine nachweisbare Ausbildung in Form eines einschlägigen Studiums oder einer vergleichbaren Qualifikation. Unsere Stellen werden nach den oben genannten Kriterien eingestuft und vergütet. Daher beträgt das Monatsgehalt für die hier angegebene Assistentenstelle 3.100 € brutto. Bitte beachten Sie, dass je nach Qualifikation und spezifischer Erfahrung eine Abweichung möglich ist. Eine Bonuszahlung als Turnierprämie am Ende des Arbeitsverhältnisses ist ebenfalls möglich
Aufgabenbereiche
  • Unterstützung der logistischen Anforderungen des HB-Personals am Veranstaltungsort oder im IBC und anderer HB-Teams, wie ENG-Teams (Electronic News Gathering), die am Veranstaltungsort arbeiten müssen
  • Koordinierung der umziehenden Produktions- und Technikteams und ihres Busbedarfs, insbesondere für ihre Umzüge zwischen den Veranstaltungsorten (mit Ausnahme des IBC, da die Produktions- und Technikteams am Veranstaltungsort arbeiten)
  • Erstellung von Fahrplänen für die Busse und Sicherstellung, dass die Teams über die Fahrpläne und die Abhol- und Absetzpunkte informiert sind; Überwachung der Abfahrt und Ankunft der Teams an den Veranstaltungsorten und in den Hotels nach Bedarf
  • Zusammenstellen und Auslegen von Fahrplänen und Routenplänen zum und vom Veranstaltungsort zu den HB-Hotels; Kauf und Verteilung von Fahrkarten, wenn das Personal mit öffentlichen Verkehrsmitteln reisen muss
  • Unterstützung bei der Verwaltung des Fuhrparks der Broadcast Logistics; Fahren der Fahrzeuge für den Transfer des HB-Personals und für Besorgungen, z. B. für den Einkauf von Pausenbedarf
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Broadcast Logistics Team am Schwesterspielort zur Koordinierung von Besichtigungen und Umzügen zwischen den Spielorten; beim IBC kann eine Verbindung zu allen zehn Spielorten erforderlich sein
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Venue Logistics Team zur Verwaltung zusätzlicher Fahrzeuge und Assistenten, falls erforderlich (außer im IBC, da dort kein Venue Logistics Team ansässig ist)
  • Unterstützung bei der Verteilung von Parkausweisen für HB und Versorgung des Verbindungsteams mit den Ausweisen für rechtehaltende Rundfunkanstalten
  • Zusammenarbeit mit dem Hauptteam der Veranstaltungsortlogistik in Nyon und Frankfurt, um die Hotels und Zimmerlisten des HB-Personals zu verwalten, Ansprechpartner vor Ort für Check-in und Check-out-Verfahren zu sein, frühes/spätes Ein- und Auschecken zu beantragen, Ersatzzimmer zuzuweisen, zusätzliche Zimmeranforderungen zu erfüllen und Parkmöglichkeiten für UEFA-Fahrzeuge zu schaffen
  • Beaufsichtigung der Nutzung des HB-Büros und der Lagercontainer während der Veranstaltung
  • Unterstützung bei der Lieferung, Installation und Abholung von Möbeln für das Venue Broadcast Centre, das IBC und die Studios nach der Veranstaltung; Aufzeichnung aller Änderungen oder Schäden; Koordinierung der Lagerung von Ersatzmöbeln und Überwachung des Ersatzbedarfs
  • Entgegennahme und Verteilung von Büromaterial an die zuständigen Büros; Bestellung von Nachschub, wenn er während der Veranstaltung benötigt wird; Führen einer detaillierten Datei über Artikel, Mengen und Kosten
  • Beaufsichtigung der Nutzung des HB-Golfbuggys
  • Verwaltung des Reinigungsplans für die temporären Büros, Toiletten und Lagerräume des Rundfunkgeländes und die entsprechenden Bereiche im IBC
  • Mithilfe bei der Sortierung und Verteilung aller HB-Uniformen
  • Sicherstellen, dass das Pausenzelt und die Pausenstationen in den Broadcast Compounds oder im IBC sauber und mit den entsprechenden Heißgetränken, Wasser und Snacks bestückt sind; Einkauf von Vorräten nach Bedarf, Führen von Aufzeichnungen über alle Bestellungen und Kosten
  • Unterstützung des HB-Logistikverfahrens für die Ausgaben am Veranstaltungsort, wobei genaue Aufzeichnungen über alle Ausgaben zu führen sind
  • enge Zusammenarbeit mit dem Venue Logistics Team des Veranstaltungsorts im Stadion und dem Liefer- und Lagerteam am LOG-Punkt und auf dem Logistics Compound mit den entsprechenden Personaldienstleistungen, Lieferungen und der Lagerung (beim IBC gibt es kein Logistikteam des Veranstaltungsorts, jedoch ist eine Zusammenarbeit mit allen anderen Projekten erforderlich)
  • Koordinierung des Verpflegungsgutschein-/Akkreditierungssystems im IBC für das UEFA-Personal; regelmäßige Überprüfung der Anzahl und Kosten der verwendeten Gutscheine mit dem/den Caterer(n), genaue Aufzeichnung der Zahlen für das Budget (nur IBC)
  • Unterstützung bei der Vorbereitung eines reibungslosen Abbauprozesses
Anforderungsprofil
Führerschein
  • Qualifizierter und erfahrener Fahrer mit einem gültigen EU-Führerschein
  • Sicherer und umsichtiger Fahrer mit gültigem Führerschein (für das Führen von Fahrzeugen des Veranstaltungspools)
Allgemeine Anforderungen
  • Erfahrung in allgemeiner Verwaltungstätigkeit
  • Arbeit in einem multikulturellen Geschäftsumfeld
  • Kenntnisse in der Logistik von Sportveranstaltungen sind von Vorteil
  • Arbeitserfahrung mit einer oder mehreren Veranstaltungsdatenbanken
  • Computerkenntnisse: MS Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Project (gute Kenntnisse)
  • Deutsch und Englisch (verhandlungssicher)
Bewerbungsverfahren
Nach der Sichtung aller Bewerbungen, laden wir interessante Kandidat*innen für den ersten Schritt des Einstellungsverfahrens zu einem zeitversetzten Videointerview ein. Hier erhältst du einen Fragebogen mit einigen allgemeinen und einigen stellenspezifischen Fragen, die per Video oder schriftlich beantwortet werden müssen. Der zweite Schritt für die Kandidat*innen, die in die engere Wahl kommen, ist dann ein Videointerview mit der Personalabteilung und dem jeweiligen Projekt.

Bitte beachten, dass die Interviewphase aufgrund der hohen Anzahl offener Stellen voraussichtlich im September 2023 beginnen wird. Wir bemühen uns, dir so bald wie möglich eine Rückmeldung zu geben. Vielen Dank schon jetzt für deine Geduld.
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Über uns
Im Jahr 2024 richtet  Deutschland die 17. UEFA-Fußball-Europameisterschaft aus. Die Austragung des größten  europäischen Sportereignisses bietet der UEFA und dem DFB die einmalige  Gelegenheit, gemeinsam das Beste des europäischen Fußballs auf der Grundlage von Exzellenz, Nachhaltigkeit und Leidenschaft zu präsentieren. Der Anspruch dieses Turniers ist es, ein Beispiel für andere UEFA-Wettbewerbe zu sein und ein starkes Vorbild für die Zukunft des europäischen Fußballs zu hinterlassen. Die EURO 2024 GmbH, ein Joint Venture zwischen der UEFA Events SA und der DFB EURO GmbH, ist für die operative Planung und Durchführung des Turniers verantwortlich.

Die EURO 2024 GmbH legt Wert auf Vielfalt und ist bestrebt, bei allem was wir tun, integrativ zu sein. Wir streben danach, dass jeder den gleichen Zugang zu unserer Organisation hat, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität oder anderen persönlichen Merkmalen. Wenn Sie besondere Anforderungen in Bezug auf das Einstellungs- oder Vorstellungsgesprächsverfahren haben, erwähnen Sie dies bitte in Ihrem Anschreiben, damit wir sicherstellen können, dass Anpassungen vorgenommen werden, wenn Barrieren festgestellt werden.

Benefits für Mitarbeitende
  • Mitarbeiten und Mitgestalten bei der Austragung des größten europäischen Sportereignisses
  • Arbeiten in einem einzigartigen, spannenden und sportlichen Umfeld
  • Arbeiten in einer diversen und modernen Teamstruktur
  • Regelmäßige Teamevents
  • Eine breite Vielfalt an Mitarbeiterangeboten
The job
UEFA is the Host Broadcaster of the EURO 2024 tournament. The International Broadcast Centre (IBC) is the hub of all broadcast operations at every major international sporting event. It houses the core broadcast operations and personnel and provides the focal point for all television and radio operations. The IBC serves as the headquarters of the Host Broadcaster (HB) during the final tournament.

To ensure that EURO 2024 sets a world-class benchmark for sports event delivery, Broadcast Logistics will base a dedicated team at each Venue Broadcast Compound and the IBC, alongside the Broadcast Venue Team. The teams will ensure the venues are ready to receive the Host Broadcast Crews, unilateral TV crews and outside broadcast trucks. Broadcast Logistics is a sub project of Venue Logistics and the team will therefore work closely with the onsite Venue Logistics Team. The Broadcast Logistics Manager will oversee a team of three Broadcast Logistics Assistants (m/f/d) and will be supported by a small team of Venue Logistics Volunteers.

  • Start date: 01.05.2024
  • End date: 31.07.2024

Start and end date may still differ slightly. Please enter the venue(s) for which you are available in the application form ("Preferred venue(s)").
Salary structure
With the following information, we would like to give you an insight into the general conditions and our salary ranges. The salaries we call are based on several criteria, including the project, general responsibility and the required set of skills. This includes the knowledge & skills already acquired in professional work experience as well as verifiable education in terms of a relevant degree or comparable qualification. Our positions are classified and remunerated according to the above criteria. Therefore, the monthly salary for the Assistant position advised here is 3.100 € gross. Please note that over- or underpayment is possible depending on skills and specific experience. A bonus payment as a tournament bonus at the end of the employment is also possible.

Please click here for further information regarding social insurances and taxes in Germany.
List of relevant tasks & responsibilities
  • Support the logistical requirements of the venue-based or IBC based HB staff and any other HB crews, such as ENG (electronic news gathering) teams, who are required to work at the venue
  • Coordinate the moving production and technical teams and their bus requirements, in particular for their inter-venue moves (excluding the IBC, as production and technical teams are venue-based)
  • Create bus timetables and ensure the teams are aware of the timings and pick-up/drop off points; oversee the departure and arrival of the teams at the venues and hotels as required
  • Compile and display transport timetables and route maps to and from the venue to the HB hotels; purchase and distribute tickets if staff are required to travel by public transport
  • Support the management of the Broadcast Logistics vehicle fleet; drive the vehicles for HB staff transfers and running errands, such as purchasing supplies for break stations
  • Work closely with the broadcast logistics team at the sister venue to coordinate recces and any inter-venue moves; at the IBC, liaison may be required with all ten venues
  • Work closely with the Venue Logistics Team to manage additional vehicles and assistants if required (excluding the IBC, as no Venue Logistics Team is based there)
  • Assist with the distribution of parking passes for HB and provide the broadcast liaison team with the passes for rights-holding broadcasters
  • Liaise with the venue logistics core team in Nyon and Frankfurt to manage the HB staff hotels and rooming lists, be the local contact for check-in and out procedures, requesting early/late check-ins and outs, spare room allocation, additional room requirements and parking provisions for UEFA vehicles
  • Oversee the use of the HB office and storage containers during the event
  • Assist with the delivery, installation and post-event collection of furniture for the Venue Broadcast Centre, IBC and studios; keep a record of any changes or damages; coordinate the storage of furniture spares and supervise any replacement stock requirements
  • Receive and distribute office supplies to the relevant offices; order resupplies as required during the event; keep a detailed file of items, quantities and cost
  • Supervise the use of the HB golf buggy
  • Manage the cleaning schedule of the broadcast compound temporary offices, toilet blocks and storage space and the respective areas at the IBC
  • Assist with the sorting and distribution of all HB uniforms
  • Ensure that the break tent and break station areas in the broadcast compounds or at the IBC are kept clean and and stocked with the relevant hot drinks, water and snacks; purchase supplies as required, keeping a record or all orders and costs
  • Assist with the HB logistics venue expenditure procedure, keeping accurate records of all expenses
  • Work closely with the venue logistics team, based in the stadium, and the Delivery & Warehouse Team, based at the LOG point and logistics compound, with relevant staff services, deliveries and storage (this is no venue logistics team at the IBC, however liasion with all other projects will be required)
  • Coordinate the catering voucher/accreditation system at the IBC for UEFA staff; regularly checking the number and cost of used vouchers with the caterer/s, keeping an accurate record of the figures for the budget (IBC only)
  • Assist with the preparation for a smooth dismantling process
Requirements
Driving experience
  • Qualified and experienced driver with a valid EU driving license
  • Has worked or volunteered as a driver at large events
Overall requirements
  • Experience of general administrative work
  • Working in a multicultural business environment
  • Knowledge of sport event logistics an advantage
  • Working knowledge of one or more event databases
  • Computer-literate: MS Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Project (Proficient)
  • German and English (Proficient)
Overall recruitment plan
After screening all applications, we will start inviting interesting candidates for the first step in the recruitment process to a time-shifted video interview. Here, you will receive a questionnaire with some general and some job specific questions, which you have to answer via video or written. The second step for the short-listed candidates in the process is then a video interview with HR and the relevant project.

Please note that due to the high number of open positions, the interview phase will probably start in September 2023. We try to provide you feedback as soon as possible. Thanks already for your patience.
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About us

In 2024, Germany will host the 17th edition of the UEFA European Football Championship. Staging the biggest European sports event provides a unique opportunity for UEFA and DFB to jointly organise a celebration of the best of European Football, on the basis of excellence, sustainability, and passion. This flagship championship aspires to be a role model for other UEFA competitions, as well as leaving strong legacy for the future of European football. EURO 2024 GmbH, joint venture organisation between UEFA Events SA and DFB EURO GmbH, is responsible for the operational planning and implementation of the tournament.

The EURO 2024 GmbH values diversity and strives to be inclusive in everything we do. We aim for everyone to have equal access to our organisation regardless of sex, gender identification, sexual orientation, age, disability, religion, ethnicity, nationality, or any other personal trait. If you have any particular requirements in respect to the recruitment or interview process, please mention this in your covering letter so that we can ensure adaptions are made when there are barriers identified.



Employee benefits

  • Be part of an unique on-site team and experience the operations in the venue

  • Contribute to and help shape the staging of Europe's biggest sporting event

  • Varied and challenging tasks

  • Working in a unique, exciting and sporty environment

  • Regular team events

  • A wide variety of employee benefits

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We are looking forward to hearing from you!
Thank you for your interest in EURO 2024 GmbH!

Please upload your CV, recent certificates and a short cover letter (max. 20 MB in total).

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