Host City Transport Manager

Befristet, Vollzeit · All Venues

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The job
The mission of Event Transport (ETRN) is to provide safe, secure and reliable passenger transportation to specific target groups and to enforce seamless vehicle access and parking operations at the stadium.
The Host City Transport Manager (m/f/d) will be responsible for the implementation and delivery of event transport operations in a host city.
The frame
Start date: 15.01.2024
End date: 31.08.2024

Application deadline: 21.05.2023

Please indicate in your application which of the following location(s) you are available for: Dortmund, Düsseldorf, Gelsenkirchen, Hamburg, Köln, Leipzig, München, Stuttgart
List of relevant tasks & responsibilities
Communication and cooperation
  • Act as the main contact person for all ETRN project stakeholders
  • Ensure consistency of project plans and operations with other UEFA projects on-site
  • Cooperate closely with target group owners on-site in order to ensure delivery according to expected service levels
  • Regular reporting in accordance with UEFA EURO 2020 requirements
  • Overall, in-charge of transport operations and the transport team at assigned stadium
  • Will be in-charge of a team who will be doing daily parking management, managing parking access, assigning vehicles to our target groups, and providing transportation to our guests at points of entry arrival and departures
  • Communicate with management and operations team to ensure workforce requirements compliance with the client service levels
  • Maintain ongoing communication with the key personnel of UEFA / EURO2024 to stay abreast of strategic requirements and its implementation
  • Facilitate and lead the overall comprehensive progress of the project and its deliverables within the prescribed timeline
ETRN workforce responsibilities
  • Recruit and lead the ETRN staff members
  • Train the workforce according to ETRN domain guidelines’ (fleet and bus operations, arrivals and departures, ETRN target group operations and vehicles access and parking operations)
  • Define and implement processes and procedures for a comprehensive drivers and volunteers training programme
  • Implement ETRN tabletop sessions on-site and operational readiness training/simulation with the venue team
  • Have a history of leading by example with kindness and respect
  • Assist with scheduling and approving time-off requests, ensuring that appropriate replacement is coordinated and that no staff schedule is left unattended
  • Provide strategic guidance and consultation
Event-time responsibilities
  • Plan and oversee the delivery of fleet and bus operations
    • Oversee the allocation and management of fleet and bus resources
    • Act as counterpart to UEFA’s vehicle provider regarding the provision of vehicles
    • Act as counterpart to UEFA’s bus services provider regarding the provision of services
    • Establish procedures for fleet management in accordance with local specificities
    • Manage provision of services from driver’s supplier
    • Ensure the implementation of fleet services network in accordance with established service levels
    • Ensure delivery of daily fleet services and running of fleet compound operations
    • Establish a process to monitor the activity of the volunteer workforce according to the guidelines of the volunteer programme
    • Source and manage the delivery of all fleet support services
  • Determine the needs of traffic and parking personnel on match days and MD-1 to guarantee smooth traffic perimeter and parking operations at the venues.
  • Ensure smooth operation of venue parking facilities
  • Manage on-site distribution of parking passes to target group owners
  • Ensure parking occupancy data collection according to UEFA’s requirements
  • Confirm the operational set-up for airports and train stations (if applicable), including ground transport and guest management requirements for all target groups
  • Configure and manage the UEFA transfer booking module
  • Configure and manage the UEFA transfer management tool
  • Implement and manage the ETRN project plan, applying best practices in project management and risk assessment
  • Develop the venue transport operational plan for the host city, integrating all operational procedures established for fleet and bus operations, arrivals and departures operations, vehicle access and parking operations and target group operations
  • Conduct site visits and ensure the drafting of factsheets and reports
  • Apply procedures with regards to cost control and supplier management in line with project guidelines
  • Ensure collection of data and individual debriefs in order to create a concise after-action report
  • Define the split of responsibilities and produce shift plans for all persons involved in ETRN operations
  • Oversee, manage risks and develop risk mitigation plans.
  • Design, Plan, and Implement the operational, and logistics needs of the project
  • Generate and monitor reporting and data or status analytics associated with the KPIs of the project that may affect the quality and holistic delivery of the project
Work experience
  • At least two years’ experience managing a team
  • Three to five years’ experience working in transport operations
Set of Skills
Must-have requirements
  • Full professional proficiency in English (both oral and written) and in the local language of the venue
  • Excellent project management skills
  • Service and solution oriented
  • Excellent communication skills
Additional requirements
  • Experience in guest management operations and customer service
  • Strong leadership skills
  • Negotiating skills
  • Experience in managing suppliers
  • Able to demonstrate ability to deliver complex projects within scope and budget and to non-negotiable deadlines
  • Proven track record of leading integrated operations planning and delivery for major international events (preferably sports-related)
  • Drivers licence B
  • Able to multitask in a professional, efficient and effective manner
  • Ensure UEFA / EURO2024 satisfaction with the service of our parking supplier and other transportation stakeholders
About us

In 2024, Germany will host the 17th edition of the UEFA European Football Championship. Staging the biggest European sports event provides a unique opportunity for UEFA and DFB to jointly organise a celebration of the best of European Football, on the basis of excellence, sustainability, and passion. This flagship championship aspires to be a role model for other UEFA competitions, as well as leaving strong legacy for the future of European football. EURO 2024 GmbH, joint venture organisation between UEFA Events SA and DFB EURO GmbH, is responsible for the operational planning and implementation of the tournament.

The EURO 2024 GmbH values diversity and strives to be inclusive in everything we do. We aim for everyone to have equal access to our organisation regardless of sex, gender identification, sexual orientation, age, disability, religion, ethnicity, nationality, or any other personal trait. If you have any particular requirements in respect to the recruitment or interview process, please mention this in your covering letter so that we can ensure adaptions are made when there are barriers identified.

Employee benefits

  • Contribute to and help shape the staging of Europe's biggest sporting event

  • Varied and challenging tasks

  • Working in a unique, exciting and sporty environment

  • Mobile working possible up to 40% per month

  • Regular team events

  • A wide variety of employee benefits

  • Personal benefits, such as company health management, company pension scheme, free hot and cold beverages at the office

Die Aufgabe von Event Transport (ETRN) ist es, einen sicheren und zuverlässigen Personentransport für bestimmte Zielgruppen bereitzustellen und einen reibungslosen Fahrzeugzugang und Parkbetrieb im Stadion zu gewährleisten.

Der Host City Transport Manager (m/w/d) ist für die Umsetzung und Durchführung des Veranstaltungstransports in einer Gastgeberstadt verantwortlich.
Der Rahmen
Start: 15.01.2024
Ende: 31.08.2024
 Bewerbungsfrist: 21.05.2023
Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, für welche(n) der folgenden Standort(e) Sie zur Verfügung stehen: Dortmund, Düsseldorf, Gelsenkirchen, Hamburg, Köln, Leipzig, München, Stuttgart
Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Als Hauptansprechpartner:in für alle ETRN-Projektbeteiligten fungieren
  • Sicherstellung der Einheitlichkeit der Projektpläne und -abläufe mit anderen UEFA-Projekten vor Ort
  • Enge Zusammenarbeit mit den Eigentümern der Zielgruppen vor Ort, um die Erbringung der erwarteten Dienstleistungen zu gewährleisten
  • Regelmäßige Berichterstattung in Übereinstimmung mit den Anforderungen der UEFA EURO 2020
  • Gesamtverantwortung für den Transportbetrieb und das Transportteam im zugewiesenen Stadion
  • Leitung eines Teams, das sich um die tägliche Parkraumbewirtschaftung kümmert, den Zugang zu den Parkplätzen verwaltet, Fahrzeuge für unsere Zielgruppen bereitstellt und den Transport unserer Gäste an den Einlass- und Auslasspunkten gewährleistet
  • Kommunikation mit dem Management und dem Betriebsteam, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die Arbeitskräfte mit dem Servicelevel des Kunden übereinstimmen
  • Laufende Kommunikation mit dem Schlüsselpersonal der UEFA / EURO2024, um über die strategischen Anforderungen und deren Umsetzung auf dem Laufenden zu bleiben
  • Erleichterung und Leitung des umfassenden Gesamtfortschritts des Projekts und seiner Ergebnisse innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens
Verantwortlichkeit des ETRN-Personals
  • Rekrutierung und Führung der ETRN-Mitarbeiter
  • Schulung des Personals gemäß den ETRN-Bereichsrichtlinien (Flotten- und Busbetrieb, Ankünfte und Abfahrten, ETRN-Zielgruppenbetrieb und Fahrzeugzugang und Parkbetrieb)
  • Definition und Umsetzung von Prozessen und Verfahren für ein umfassendes Schulungsprogramm für Fahrer:innen und Freiwillige
  • Durchführung von ETRN-Tabletop-Sitzungen vor Ort und Betriebsbereitschaftsschulungen/Simulationen mit dem Veranstaltungsortteam
  • Sie gehen mit gutem Beispiel voran und zeigen Freundlichkeit und Respekt
  • Unterstützung bei der Planung und Genehmigung von Freistellungsanträgen, Sicherstellung, dass ein angemessener Ersatz koordiniert wird und dass kein Personalplan unbeaufsichtigt bleibt
  • Strategische Führung und Beratung
Verantwortlichkeiten während der Veranstaltung
  • Planung und Beaufsichtigung des Fuhrpark- und Busbetriebs
  • Beaufsichtigung der Zuteilung und Verwaltung der Flotten- und Busressourcen
  • Handeln als Ansprechpartner:in für den UEFA-Fahrzeuganbieter in Bezug auf die Bereitstellung von Fahrzeugen
  • Als Ansprechpartner:in für den UEFA-Busdienstleister hinsichtlich der Bereitstellung von Dienstleistungen fungieren
  • Festlegung von Verfahren für das Flottenmanagement in Übereinstimmung mit lokalen Besonderheiten
  • Verwaltung der Bereitstellung von Dienstleistungen von Fahrerlieferanten
  • Sicherstellung der Umsetzung des Flottendienstleistungsnetzes in Übereinstimmung mit den festgelegten Dienstleistungsniveaus
  • Sicherstellung der täglichen Erbringung von Flottendiensten und des Betriebs von Flottenverbünden
  • Einführung eines Verfahrens zur Überwachung der Tätigkeit der freiwilligen Mitarbeiter gemäß den Leitlinien des Freiwilligenprogramms
  • Beschaffung und Verwaltung aller Unterstützungsdienste für den Fuhrpark
  • Ermittlung des Bedarfs an Verkehrs- und Parkpersonal an Spieltagen und MD-1, um einen reibungslosen Verkehr und Parkbetrieb an den Austragungsorten zu gewährleisten.
  • Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs der Parkeinrichtungen am Spielort
  • Verwaltung der Verteilung von Parkausweisen an die Zielgruppenbesitzer vor Ort
  • Sicherstellung der Datenerfassung zur Parkplatzbelegung gemäß den Anforderungen der UEFA
  • Bestätigung der Betriebsabläufe an Flughäfen und Bahnhöfen (falls zutreffend), einschließlich der Anforderungen an den Bodentransport und das Gästemanagement für alle Zielgruppen
  • Konfigurieren und Verwalten des UEFA-Transferbuchungsmoduls
  • Konfigurieren und Verwalten des UEFA-Transfermanagement-Tools
  • Umsetzung und Verwaltung des ETRN-Projektplans unter Anwendung bewährter Verfahren des Projektmanagements und der Risikobewertung
  • Entwicklung des operativen Plans für den Transport am Veranstaltungsort, der alle operativen Verfahren für den Betrieb der Flotte und der Busse, die Ankunft und Abfahrt, den Zugang zu den Fahrzeugen und das Parken sowie den Betrieb für die Zielgruppen einbezieht
  • Durchführung von Besichtigungen vor Ort und Erstellung von Informationsblättern und Berichten
  • Anwendung von Verfahren zur Kostenkontrolle und zum Lieferantenmanagement in Übereinstimmung mit den Projektrichtlinien
  • Sicherstellung der Datenerfassung und der individuellen Nachbesprechungen zur Erstellung eines prägnanten Nachbereitungsberichts
  • Festlegung der Aufgabenteilung und Erstellung von Schichtplänen für alle am ETRN-Betrieb beteiligten Personen
  • Beaufsichtigung, Management von Risiken und Entwicklung von Plänen zur Risikominderung
  • Entwerfen, Planen und Umsetzen der operativen und logistischen Anforderungen des Projekts
  • Erstellen und Überwachen von Berichten und Daten oder Statusanalysen im Zusammenhang mit den KPIs des Projekts, die die Qualität und die ganzheitliche Durchführung des Projekts beeinflussen können
  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Leitung eines Teams
  • Drei bis fünf Jahre Erfahrung im Verkehrsbereich
Fähigkeiten & Kompetenzen
Voraussetzungen (Must-have)
  • Vollständige Beherrschung der englischen Sprache (mündlich und schriftlich) sowie der Landessprache des Veranstaltungsortes
  • Ausgezeichnete Fähigkeiten im Projektmanagement
  • Service- und Lösungsorientierung
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
Zusätzliche Anforderungen
  • Erfahrung im Bereich Gästemanagement und Kundenservice
  • Starke Führungsqualitäten
  • Verhandlungsgeschick
  • Erfahrung im Management von Lieferanten
  • Nachweis der Fähigkeit, komplexe Projekte innerhalb des Umfangs und des Budgets und unter Einhaltung nicht verhandelbarer Fristen durchzuführen
  • Nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Planung und Durchführung integrierter Abläufe für internationale Großveranstaltungen (vorzugsweise im Sportbereich)
  • Führerschein B
  • Multitasking-Fähigkeit in professioneller, effizienter und effektiver Weise
  • Sicherstellung der Zufriedenheit der UEFA/EURO2024 mit dem Service unseres Parkplatzanbieters und anderer Transportbeteiligter
Über uns
Im Jahr 2024 richtet  Deutschland die 17. UEFA-Fußball-Europameisterschaft aus. Die Austragung des größten  europäischen Sportereignisses bietet der UEFA und dem DFB die einmalige  Gelegenheit, gemeinsam das Beste des europäischen Fußballs auf der Grundlage von Exzellenz, Nachhaltigkeit und Leidenschaft zu präsentieren. Der Anspruch dieses Turniers ist es, ein Beispiel für andere UEFA-Wettbewerbe zu sein und ein starkes Vorbild für die Zukunft des europäischen Fußballs zu hinterlassen. Die EURO 2024 GmbH, ein Joint Venture zwischen der UEFA Events SA und der DFB EURO GmbH, ist für die operative Planung und Durchführung des Turniers verantwortlich.

Die EURO 2024 GmbH legt Wert auf Vielfalt und ist bestrebt, bei allem was wir tun, integrativ zu sein. Wir streben danach, dass jeder den gleichen Zugang zu unserer Organisation hat, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität oder anderen persönlichen Merkmalen. Wenn Sie besondere Anforderungen in Bezug auf das Einstellungs- oder Vorstellungsgesprächsverfahren haben, erwähnen Sie dies bitte in Ihrem Anschreiben, damit wir sicherstellen können, dass Anpassungen vorgenommen werden, wenn Barrieren festgestellt werden.

Benefits für Mitarbeitende
  • Mitarbeiten und Mitgestalten bei der Austragung des größten europäischen Sportereignisses
  • Arbeiten in einem einzigartigen, spannenden und sportlichen Umfeld
  • Mobiles Arbeiten bis zu 40% pro Monat möglich
  • Arbeiten in einer diversen und modernen Teamstruktur
  • Regelmäßige Teamevents
  • Eine breite Vielfalt an Mitarbeiterangeboten
  • Persönliche Benefits, wie z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebliche Altersvorsorge
Vielen Dank für Ihr Interesse an der EURO 2024 GmbH!

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