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Medical Services Assistant

Befristet, Vollzeit · Frankfurt am Main
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The job
The Medical Services Assistant (m/f/d) is responsible for the support and assistance in delivering the full medical program before and during EURO 2024. Key role will be to support the Tournament Chief Medical Officer (TCMO) and Medical Services Manager (MSM) in the operational and administrative procedures and processes to deliver the medical program.
The frame
Start date: 01.07.2023
End date: 31.07.2024
Application Deadline: 02.04.2023
List of relevant tasks & responsibilities
  • Assist with the tasks required for the overall planning, coordination and reporting in all relevant medical and anti-doping matters
  • General administrative support
  • Assist to implement the medical and anti-doping concept(s) based on local and UEFA regulations
  • Liaising with external stakeholders to coordinate meetings and workshops
  • Work very closely with the MSM, TCMO and the UEFA Medical department 
  • Preparation of official documents, publications and presentations
  • Participate in meetings with medical services providers, UEFA staff and PNA delegates
  • Manage the diary, schedule and travel arrangements of the MSM and TCMO
  • Update specific medical provision for the EURO 2024 according to the MR+
  • Write regular reports/stories on internal platforms
  • Manage the filing structure and document archiving of medical matters
Education
  • Bachelor's degree or equivalent qualification
Work experience
  • Minimum 1 year experience as an executive or personal assistant an asset
  • Experience in a public or private medical setting an asset
Set of Skills
  • Event management knowledge and experience (Proficient)
  • Project Management (Proficient)
  • German (Mother tongue level)
  • English language (Proficient; fluent oral and written)
  • Any other language an asset
  • Computer-literate: Word, PowerPoint, Excel, Outlook (Proficient)
  • Excellent communication skills – oral and written
  • Collaborative approach to work
  • Well-structured and good organizational skills
  • Flexibility to work on weekends & willingness to travel if required
Apply for this position
About us

In 2024, Germany will host the 17th edition of the UEFA European Football Championship. Staging the biggest European sports event provides a unique opportunity for UEFA and DFB to jointly organise a celebration of the best of European Football, on the basis of excellence, sustainability, and passion. This flagship championship aspires to be a role model for other UEFA competitions, as well as leaving strong legacy for the future of European football. EURO 2024 GmbH, joint venture organisation between UEFA Events SA and DFB EURO GmbH, is responsible for the operational planning and implementation of the tournament.

The EURO 2024 GmbH values diversity and strives to be inclusive in everything we do. We aim for everyone to have equal access to our organisation regardless of sex, gender identification, sexual orientation, age, disability, religion, ethnicity, nationality, or any other personal trait. If you have any particular requirements in respect to the recruitment or interview process, please mention this in your covering letter so that we can ensure adaptions are made when there are barriers identified.



Employee benefits

  • Contribute to and help shape the staging of Europe's biggest sporting event

  • Varied and challenging tasks

  • Working in a unique, exciting and sporty environment

  • Mobile working possible up to 40% per month

  • Regular team events

  • A wide variety of employee benefits

  • Personal benefits, such as company health management, company pension scheme, free hot and cold beverages at the office

Beschreibung
Der Projektassistent*in im medizinischen Dienst (m/w/d) ist für die Unterstützung und Hilfe bei der Durchführung des gesamten medizinischen Programms vor und während der EURO 2024 verantwortlich. Die Hauptaufgabe besteht darin, den Chief Medical Officer (TCMO) des Turniers und den Medical Services Manager (MSM) bei den operativen und administrativen Verfahren und Prozessen zur Durchführung des medizinischen Programms zu unterstützen.
Der Rahmen
Start: 01.07.2023
Ende: 31.07.2024
Bewerbungsfrist: 10.04.2023
Aufgabenbereiche
  • Unterstützung bei den Aufgaben, die für die Gesamtplanung, Koordinierung und Berichterstattung in allen relevanten medizinischen und Anti-Doping-Angelegenheiten erforderlich sind
  • Allgemeine administrative Unterstützung
  • Unterstützung bei der Umsetzung des medizinischen und Anti-Doping-Konzepts auf der Grundlage der lokalen und UEFA-Regularien
  • Kontaktaufnahme mit externen Interessengruppen zur Koordinierung von Sitzungen und Workshops
  • Sehr enge Zusammenarbeit mit dem MSM, TCMO und der medizinischen Abteilung der UEFA 
  • Vorbereitung von offiziellen Dokumenten, Publikationen und Präsentationen
  • Teilnahme an Treffen mit medizinischen Dienstleistern, UEFA-Mitarbeitenden und PNA-Delegierten
  • Verwalten des Terminkalenders, des Zeitplans und der Reisevorbereitungen des MSM und des TCMO
  • Aktualisierung der spezifischen medizinischen Versorgung für die EURO 2024 gemäß MR+
  • Verfassen regelmäßiger Berichte/Storys auf internen Plattformen
  • Verwaltung der Ablagestruktur und Dokumentenarchivierung für medizinische Angelegenheiten
Ausbildung
  • Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Qualifikation
Berufserfahrung
  • Mindestens 1 Jahr Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder persönlicher Assistent von Vorteil
  • Erfahrung in einem öffentlichen oder privaten medizinischen Umfeld von Vorteil
Fähigkeiten & Kompetenzen
  • Kenntnisse und Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement (gut)
  • Projektmanagement (fließend)
  • Deutsch (Muttersprachliches Niveau)
  • Englisch (Proficient; fließend in Wort und Schrift)
  • Jede andere Sprache ist von Vorteil
  • Computerkenntnisse: Word, PowerPoint, Excel, Outlook (fließend)
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten - mündlich und schriftlich
  • Kooperative Arbeitsweise
  • Gut strukturiert und gute organisatorische Fähigkeiten
  • Flexibilität bei der Arbeit an Wochenenden und Bereitschaft zu Reisen, falls erforderlich
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Über uns
Im Jahr 2024 richtet  Deutschland die 17. UEFA-Fußball-Europameisterschaft aus. Die Austragung des größten  europäischen Sportereignisses bietet der UEFA und dem DFB die einmalige  Gelegenheit, gemeinsam das Beste des europäischen Fußballs auf der Grundlage von Exzellenz, Nachhaltigkeit und Leidenschaft zu präsentieren. Der Anspruch dieses Turniers ist es, ein Beispiel für andere UEFA-Wettbewerbe zu sein und ein starkes Vorbild für die Zukunft des europäischen Fußballs zu hinterlassen. Die EURO 2024 GmbH, ein Joint Venture zwischen der UEFA Events SA und der DFB EURO GmbH, ist für die operative Planung und Durchführung des Turniers verantwortlich.

Die EURO 2024 GmbH legt Wert auf Vielfalt und ist bestrebt, bei allem was wir tun, integrativ zu sein. Wir streben danach, dass jeder den gleichen Zugang zu unserer Organisation hat, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität oder anderen persönlichen Merkmalen. Wenn Sie besondere Anforderungen in Bezug auf das Einstellungs- oder Vorstellungsgesprächsverfahren haben, erwähnen Sie dies bitte in Ihrem Anschreiben, damit wir sicherstellen können, dass Anpassungen vorgenommen werden, wenn Barrieren festgestellt werden.

Benefits für Mitarbeitende
  • Mitarbeiten und Mitgestalten bei der Austragung des größten europäischen Sportereignisses
  • Arbeiten in einem einzigartigen, spannenden und sportlichen Umfeld
  • Mobiles Arbeiten bis zu 40% pro Monat möglich
  • Arbeiten in einer diversen und modernen Teamstruktur
  • Regelmäßige Teamevents
  • Eine breite Vielfalt an Mitarbeiterangeboten
  • Persönliche Benefits, wie z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebliche Altersvorsorge
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